こんにちは、リョータです。
「パワポの社内資料で目次っているの？」
資料を作っていると、こんなことを思うことがありますよね。
１・２ページ程度の資料であればいらないっていうことはわかるけれども、パワポでそれなりの枚数になる時は目次を入れるべきか迷いますよね？
僕も全く同じ疑問を抱いたことがあります。
これまで僕は、何百という資料を作って説明してきました。
その中で、
- 目次があった方が説明しやすいか
- 理解してもらえるか
- 話がスムーズか
を検証してきました。
この記事を読めば、実務レベルで目次を付けるべきかということが理解できますよ。
また、社内で上司に説明するときに、どういう風に目次を使って説明すればよいかということもお伝えしますね。
１．パワポの社内資料で目次はいるの？【結論、必要です】
結論、目次は必要です。
必要である理由は次の３つ。
１つずつ説明しますね。
全体の流れを把握できる
説明を受ける側、もしくは資料を見る人は、まずこの資料の全体像何が表現されているかということを知りたいんです。
特に、最近は紙で印刷するのではなく画面を映して説明することも多くなっています。
その時に全体像を知らないまま説明を聞き続けるのは、正直かなりしんどいです。
なぜなら、先が見えないから。
例えばマラソンで、
「あと１キロでゴールだとわかる」
のと
「ゴールがどこまで続くかわからない」
のとではストレスが全然違いますよね？
これと一緒で、聞き手はある程度ゴールがわからないとかなりストレスを感じます。
なので、最初に大体の全体像を把握するために目次があったほうが良いのです。
見たいところを見つけられる
これはどちらかと言うと、プレゼンと言うよりも、後で資料を見るときです。
やはりパワポとなると、どうしても５～10スライド程度の枚数になります。
なので、自分が見たいところがどこにあるかそのページを全てめくるでも目次があったほうが楽なのです。
少ない資料なので、ページ数までは目次に必要ありませんが、項目のタイトルがあるだけでも見つけやすいはずです。
このように、資料を読む側が見つけやすいように、目次を作るべきです。
相手からの説明途中の質問を抑制する
セミナー方式なら、最後にまとめて質問を受け付けますということがよくありますが、社内での上司に説明の場合は、途中途中で質問や意見が入ってきます。
「後で言います」と言っても出てきちゃいます。
そうすると、話の腰が折れて進まなくなるんですよね。
そこで目次です。
目次で最初に全体像を示しておけば、上司的には「聞きたいことは後から説明がありそう」と思えるので、途中で質問が入って説明時間が長引くのを抑えられます。
逆に、目次がないと、説明を聞く側としては途中でも質問をしたくなるのです。
２．少ないスライドでも目次をつけるべきか？
結論、つけるべきです。
なぜなら、少ないスライドと言えど、ある程度項目が分かれるからです。
「１、２、（1）、（2）・・・」といった感じですね。
項目が分かれる以上、話し流れと言うものがあります。
流れがあるのなら、目次を入れた方が全体が見えるので、説明がスムーズです。
逆に目次を入れなくていいのは、１ページの時です。
１ページの場合は、さすがに資料を見れば全ての項目がわかるので、目次は必要ありません。
３．目次スライドの説明の仕方
せっかく目次スライドを作っても、
「目次はこんな感じです」
と５秒ほどでスキップしては、「全体像を見せる」と言う効果がありません。
かといって、目次を１つ１つ読み上げるだけでは物足りないです。
そこで、項目を軽く説明しましょう。
例えばこの記事で言うと
２．少ないスライドでも目次をつけるべきか？
３．目次スライドの説明の仕方
- 最初にパワポの社内資料で目次が必要であることとその理由を説明します。
- 次に少ないスライドでも目次をつけるべきなのか？という疑問に答えます。
- 最後に、どのように説明すれば目次スライドを有効活用できるかを説明します。
- 質問があれば、最後に受付ますね。
といった感じです。
このように、ただ読むのではなく、どのような内容なのかを補足しながら説明すると、聞き手は聞く準備ができます。
目次の説明は、せいぜいで１分程度。
１分で説明全体がスムーズにいくと思えば全然お得ですよね。
４．まとめ
今回は、「パワポの社内資料で目次は付けるべき」と言うことを解説しました。
理由は、
です。
目次ひとつで、説明が劇的にスムーズになりますよ。