こんにちは、リョータです。
社内での業務やプロジェクトでは、提案や報告資料を作成することが多くありますよね。
しかし、どのような構成がわかりやすく、相手に伝えやすいのかを考えるのは、慣れない人にとっては中々に難しい。
そこで、
- 上司のダメ出しを減らしたい
- 相手にスーッと理解してもらいたい
- 納得のいく資料を作りたい
と考えているあなたへ、「資料の構成の作り方」を具体例を交えながらポイントを解説します。
１．誰でもできる！超分かりやすい資料構成を作る４ステップ！
そもそも、資料の構成とは、設計図のようなものです。
例えば、家の設計図を書く場合、コンセントの位置から書くことなんてないですよね？
まずは、家全体を描き、そこから部屋、配線、スイッチなど、細かく入り込んでいくことが基本です。
資料の構成も同じ。
大きな部分から小さな部分に向かって進んでいくということを意識すると、ブレなく、手戻りなく進められますよ。
うまく構成を作るには、次のステップを踏みます。
step
1全体像をイメージ
まずは、何を伝えたいか、相手に何をやって欲しいかをイメージ。
そのためには、どんな流れが良いかをふわっと考えます。
そして、それを殴り書きして、全体像を作りましょう。
step
2見出しを付ける
全体像ができたら、それぞれに見出しを付けましょう。
そうすることで、中身のイメージが、より鮮明になってきます。
それぞれ見出しができたら、全体を見て思った通りの流れかチェック。
step
3本文を書く
最後に本文です。
そして、本文を作る中で、色々変更点が出てきます。
例えば、
- 分けて表現したほうがいいな
- これは合体させてもいいな
- この内容はいらないな
と言った具合です。
その都度、構成を見直しましょう。
step
4繰り返して磨く
やっぱり、一発でしっくりくる構成は書けません。
慣れている人でも、まず手直しが発生するでしょう。
なので、上記ステップを何回か行ったり来たり、繰り返しましょう。
そうすることで、分かりやすい構成に磨かれていきますよ。
２．資料構成の具体例
では、社内資料でよくある提案や報告資料の構成例を解説します。
ここでは、「処理が遅れがちでお客さまに迷惑をかけてしまっている」という具体的な例で解説しますね。
問題点・課題
最初に、問題点や課題です。
ここでは「何が問題になっているのか？」「どこがダメなのか？」を打ち出します。
最初にこれを持ってくることで、相手は「ふむ。こんな問題があるのか。じゃあ、これの対策が論点かな」と、あたりを付けることができます。
申込みの受付処理について、普段は処理しきれている。
しかし、繁忙期は処理件数が非常に多く、遅れがちになっている。
結果、お客さまをお待たせしてしまっている。
現状
問題や課題があることは分かったので、次はいまがどういう状態なのかを表現します。
ここでは、出来るだけ数字で表現するのがオススメ。
なぜなら、皆が同じ物差しで見れるからです。
例えば、「多い」と「100件」、どちらがイメージつきやすいですか？
数字ですよね？
このように、出来るだけ数値化しましょう。
普段は１日50件だが、繁忙期は倍の100件。
繁忙期は処理しきれず、後ろになるにつれ、どんどん処理が遅れている。
対応案
次に、具体的な対応案を提示します。
この部分では、現在直面している問題や課題を解決するためのアプローチや戦略を提案します。
複数案を打ち出して、それぞれメリット・デメリットを評価。
そして、採用案を出します。
案① 繁忙期のみ人員を増やす。
案② 社内処理スピードを上げるシステムを導入する。
案③ 申込みが偏らないような仕組みを作りＰＲする。
コスト・速効性の観点から、まずは①を採用。
今後を見据えて、②も導入。
スケジュール
最後に、実行するためのスケジュールを明確に出します。
スケジュールは、具体的な日付や期間を示し、いつ、どのようなことをするかを表します。
案① １ヶ月以内に実施
案② １ヶ月で設計、更に１ヶ月で開発、導入
３．資料構成を効率よく作る３つのポイント
実際に話してみる
見出しが出来上がった段階で、相手をイメージしながら自分で話してみてください。
すると、話しづらい流れだと気付いたり、足りない材料ががあることに気付いたりします。
結局のところ、資料は相手に説明するためのもの。
いい構成になっているかどうかは、話してみるのが一番検証になります。
構成は３割くらいの出来でＯＫ
最初の段階では、構成は、３割くらいのレベルを目指しましょう。
なぜなら、後で必ず直すからです。
どんなに作り込んでも、本文を書いた時、全体を見直した時に直したくなります。
なので、最初は、完璧を目指さず３割くらいの気持ちでいきましょう。
構成できたら上司に報告
構成ができたら、本文に取り掛かる前に上司に報告しましょう。
そして、方向性が合っているかフィードバックを受けてください。
なぜなら、早い段階の方が手直しが少なくて済むからです。
僕もよくあることですが、
資料作成終盤からの大幅な手直しは、メンタル的にも時間的にも厳しいのです。
なので、早い段階で、上司に見てもらいましょう。
４．まとめ
今回は「誰でもできる！超分かりやすい資料構成を作る４ステップ！」を解説しました。
おさらいです。
資料では、美しい文章よりも、分かりやすい図解よりも、「構成」が大事です。
「構成」がしっかりしてないと、こちらの想いが伝わらない資料になっちゃいます。
ぜひ、実践してくださいね！