こんにちは、リョータです。
「社内資料を作らなきゃいけない！」
けど、
- そもそも資料って何？
- どんな種類の資料があるの？
- どのオフィスソフトを使えばいいの？
といった悩みが出ますよね。
そこで今回は、「資料とは？」というところを深掘りします。
この記事を読めば、作るべき社内資料のザックリイメージを掴めますよ！
１．資料とは？
結論、伝えたいことを視覚化したもの
何かを伝える時、口頭ならとても簡単です。
しかし、
- イメージが湧きにくい
- 少量しか覚えられない・忘れてしまう
- 話の流れが分かりづらい
といった難点が。
つまりは、相手に正確に伝わりにくいのです。
そこで登場するのが資料です。
資料にすることで、視覚に訴えて分かりやすく伝えられます。
また、人の記憶力を超えた情報を正確に残せるのです。
資料の目的
相手にアクションを取ってもらう
見て終わりの資料なんて価値がありません。
その資料で相手にアクションを取ってもらって、始めて価値がでます。
例えば、
- 皆にルール通りに動いてもらう
- 上司に購入の許可をもらう
- 同僚に意見をもらう
などです。
このように、相手にアクションを取ってもらうことが資料の目的です。
記録に残す
人間の脳には限界があります。
そこで、外部の脳として、資料という形で記録に残すのです。
資料として残せば、
- 議論や検討した内容
- 結論に至った経緯
- 大事なポイント
などをいつでも見れます。
このように、記録として残すのも資料の目的の一つです。
２．社内資料の種類
社内資料といっても、実は色んな種類があります。
あなたの作ろうとしている資料も、どれかに当てはまるでしょう。
提案資料
上司、同僚、他部署に何かしらを提案する資料のことです。
いわゆる、社内プレゼンですね。
例えば、
- 新システムの導入
- 業務ルールの変更
- お客さま離れ対策
などです。
現状があって、それに対する提案なので、ストーリー的には報告資料とセットということも多いです。
報告資料
主に上司に対して何かしらの事実を報告する資料です。
内容的には、実績や事象などの事実と、それに対する評価や対策ですね。
例えば、
- 営業成績の報告
- システム障害の報告
- 誤り・再発防止策の報告
などです。
この資料が日々の業務の中では１番多いのではないでしょうか。
議論用資料
議論をするために、課題や議論する内容を整理した資料のことです。
提案資料や報告資料に至る前の資料ですね。
例えば、
- アイディアを集めたい
- 問題点を洗い出ししたい
- 考えてきた案に対する意見をもらいたい
といった場合に、参加者が何を議論するのかを理解してもらうための資料です。
議論用なので、これで完成と言うわけではなく、どんどん改良していく前提です。
補足・参考資料
本編からは外れる資料、もしくは参考に見せる資料のことです。
例えば、
- グラフの細かいデータ
- 他部署の取り組み
- 参考となる様式
- 簡単な図解
などです。
メインとなる資料ではなく、相手の理解を助ける補助程度なので、あまり力を入れない資料です。
議事録
会議で参加者が発言した内容、結論や次のアクションをまとめた資料です。
参加者同士で誤解が起きないよう内容を確認したり、記録として残したりするために作ります。
研修・教育資料
新しくチームに入った人や、業務に不慣れな人に対して、研修や教育するための資料です。
相手のレベルや、何をどこまで理解してもらいたいかによって、資料の深さが変わってきます。
とにかく理解してもらうのが目的なので、初心者でもわかるレベルの、分かりやすい資料にする必要があります。
案内・通知文書
研修の開催案内や業務の変更通知など、決定したことをお知らせするための文書です。
例えば、
- 新システムの操作説明会の案内
- 新しい業務ルールの通知
- 業務変更の通知
などです。
形式ばった堅いイメージの文書ですね。
マニュアル
仕事のマニュアルです。
例えば、
- 接客マニュアル
- システム操作マニュアル
- 請求業務マニュアル
などです。
日々の仕事を、誰でも正確にすばやくこなせるようになるための資料です。
管理資料
成績や実績、商品の在庫、課題など、様々なものを管理するための資料です。
例えば、
- 販売実績の管理
- 商品の在庫の管理
- 課題一覧の進捗管理
などです。
日々管理するためだけのものではなく、後々分析して対策を考えたり、報告資料に使ったりもします。
３．オフィスソフトの使い分けを紹介
資料を作る時は、オフィスソフトを使いますが、どのソフトを使っていいかよく分からないですよね。
そこで、オフィスソフトの特徴と、「このソフトはこんな資料がオススメ！」を紹介します。
PowerPoint
プレゼンの定番ソフトです。
図形や矢印を使って自由に図解を作れたり、写真を加工できたりと、非常にわかりやすく視覚に訴えられます。
スライドごとに区切って伝えられるので、ストーリーでキレイに伝えたい時に最適ですよ。
パワポの使用をオススメする資料は次のとおりです。
- 提案資料
- 報告資料
- 議論用資料
- 補足資料
- 研修・教育資料
- マニュアル
Word
文字がメインのソフト。
堅めにしたかったり、文章で詳しく表現したい時に使います。
また、パワポと違って１ページに詰め込める情報量が多いので、１枚物の資料にまとめたい時に最適ですよ。
ワードの使用をオススメする資料は次のとおりです。
- 提案資料
- 報告資料
- 議論用資料
- 補足資料
- 議事録
- 案内・通知文書
- マニュアル
Excel
表計算ソフト。
表を作ったり、数字を集計する時に使います。
また、フィルタ機能で絞り込みができるので、何かを管理する際に使いやすいです。
例えば僕は、課題一覧にエクセルを使っていて、「工程」という列を作り、「完了」以外のものを絞り込んで管理しています。
非常に見やすくて良いですよ。
エクセルの使用をオススメする資料は次のとおりです。
- 補足資料
- 管理資料
４．まとめ
今回は「そもそも資料とは？」というところを深掘りしました。
おさらいです。
資料とは、伝えたいことを視覚化したものです。
その目的は、「相手にアクションを取ってもらう」と「記録に残す」です。
そして、社内資料は９種類です。
まずはこれを理解して、資料を作っていきましょう。