超見やすい！社内資料の見出しを付ける５つのポイント

こんにちは、リョータです。

こんな疑問に答えます。

僕は、現役で大手企業の本部に在籍していて、毎日資料を作るのが仕事です。

リアルな経験をもとに紹介するので、かなり実践的ですよ。

リョータ

ぜひ、参考に！

１．見出しの重要性

まずは、見出しがいかに重要かを解説しますね。

本文を書くときに内容がブレない

こちらは、書き手目線のメリットです。

前提として、資料はいきなり本文から書くのではなく、まずは見出しから付けていきます。

なぜなら、手戻りが減るからです。

見出しを先に付けるという行為は、先に全体の構成を決める作業です。

先に全体を決めてから書けば、途中まで書いて「やっぱりこう」、途中まで書いて「ん～やっぱり違う！」って感じの大幅な修正をしなくて済むのです。

そして、書く内容を決めて先に見出しを付けているので、いざ本文を書く時に内容がブレにくいですよ。

見たい項目を探しやすい

こちらは、読み手目線のメリット。

資料を読む時、最初から読むよりも、読みたいところだけを読むことの方が圧倒的に多いですよね？

そんな時に見出しがないと、読みたい部分を探すのがめちゃくちゃ大変です。

原稿用紙の感想文や小説で、読みたい部分があるのに中々見つからないってことありませんでしたか？
まさにそれです。

逆に言えば、見出しがあれば読みたい所がぱっと見でわかるので、読者的にはストレスなく資料を読めるのです。

頭に入りやすい

こちらも、読み手目線のメリットです。

見出しがない場合、読み手は「これはなんの話だ？」と、考えながら読むことになります。

これって結構しんどいんですよね。

先が見えず、常に考えながら読むのはストレスなんです。

一方、見出しがある場合は「あぁ○○のやり方が書いてあるのね」と、前提を頭に置いて読めます。

こちらの方が、圧倒的に内容が頭に入りやすいのです。

２．超見やすい！社内資料の見出しを付ける５つのポイント

見出しを付ける重要性は理解できたと思います。

ここでは、いい見出しを付けるポイントを解説します。

これを守れば、見やすいい見出しを付けれますよ。

体言止めにする

見出しは体言止めにしましょう。

なぜなら、文章にすると「長くなるから」です。

見出しは、パッと目に入った時が勝負です。

なのに、しっかり読んで初めて理解できるようでは意味がないのです。

見出しは体言止めにして、一目で理解できる長さにしましょう。

一言でいうと？と問う

見出しは、読むことでパッと中身がわかるものにしなければなりません。

つまりは「要約」ですね。

では、どうすればパッと要約できるか？

それは「一言でいうと？」という質問を投げるだけ。

この文章を一言でいうと？

といった感じ。

本文を「一言でいうと？」で見出しを付けましょう。

「について」を極力使わない

「について」を使うと、意味が広くなってしまいます。

例えば、「見出しについて」という見出し。

「ふむふむ、見出しの‥‥何？」となるのです。

この場合、

みたいな感じで、もっと具体的にすべき。

「について」は、うまくまとめられない「逃げ」です。

極力使わないようにしましょう。

見出しを決めきれない量なら本文を分ける

基本は、最初に見出しを付けてしまうのですが、やはり後で見直すことはあります。

そんなときに陥るのが「見出しを決めきれない」という状況。

よくあるのが、本文の情報量が多すぎて適切な見出しを付けられないというケースです。

それで、結局「について」という広い見出しになってしまうダメなパターン。

この対処法はシンプル、「本文を分けて、見出しも分けてしまう」です。

要は、なんでもかんでも詰め込もうとし過ぎなんです。

それよりも、本文を分けて見出しも分けた方が見出しもつけやすいですし、間違いなく見やすいですよ。

ひらがなを入れて見やすく

短くしようとするあまり、漢字ばかりにしてしまって超絶読みづらくなる場合があります。

例えば
「報告書作成時注意事項」
なんだか読みづらくないですか？

これが漢字ばかりの力です。

そこで、少しひらがなを入れて
「報告書作成時の注意事項」
１文字ひらがなを入れただけですが、大分見やすくないですか？

このように、漢字とひらがなをバランスよく入れて、見やすくしましょう。

３．まとめ

今回は、超見やすい！社内資料の見出しを付ける５つのポイントを解説しました。

おさらいです。

見出しをうまく付ければ、社内資料が超絶見やすくなります。

あわせて、資料タイトルをうまく付けたい方はこちらの記事をどうぞ。

リョータ

ぜひ実践してみてくださいね。