こんにちは、リョータです。
件名：申請書について
あなたはこんな件名で送っていませんか？
ビジネスではメールが必須ツールです。
メールのやりとりをする中で、「この人のメールはわかりやすいな」逆に「これどーゆーこと？」ってことがあると思います。
あなたはどうですか？
人によって、１日に10、20、多ければ100通くるということもあるでしょう。
そんな人は、メールの件名で優先順位をつけて判断しています。
そんな中で
件名：申請書について
とだけきても、「え、何の件ですか？」「後で見ればいっか」ってなりますよね？
あなたの重要な用件が後回しにされてしまうかもしれません。
また、件名を理解し、メールを確認する分の時間を、相手から奪っています。
今回は、日々何十通とビジネスメールのやりとりをしている自分が、わかりやすいメール件名のつけ方のコツを紹介します。
これを意識することで、相手はスムーズに仕事ができるようになり、あなたからのメールがスルーされることはなくなるでしょう。
１．良いメール件名とは？
良いメール件名は、相手が見た時にパッと理解でき、優先順位をつけられるもの。
要は相手に考える時間を取らせないものです。
具体的には、次の通りです。
どうしてほしいのか・何を伝えたいのかがわかる
パッとみて、「あぁ前に言っていたことの報告ね」「トラブルが発生したのか！」など、内容が理解できる。
そして、報告なのか、作業が必要なのか、ただのお礼なのか、重要なのか、緊急なのかなど、このメールを受けて「自分（相手）は何をしないといけないか」がわかるものが非常に良いです。
逆に悪い例としては、
件名：ご相談
件名：〇〇申請書
件名：おしえてください
といった、「だから何？」と言われるような件名です。
見やすい
適度に漢字とひらがなを使っていて、簡潔で読みやすいものが良いです。
逆に悪い例としては、
件名：取消申請処理遅延苦情対応完了報告
件名：〇〇のやりかたがわからないのですぐおしえてほしいです
といった、わからないでもないけれども、漢字多すぎ、ひらがな多すぎで見づらい件名です。
後で検索して探しやすい
相手とのやり取りの証拠として、メールを残しておくことはよくあります。
そして、いざそのメールを探すときは、件名で検索をかけることが多いです。
良いメール件名は、すぐにヒットするので、後になって見返すときに非常に探しやすいです。
２．良いメール件名をつける６つのコツ
①具体的に書く
例えば、「〇〇トラブルについて」と書くと、トラブルについてはわかりますが、発生したのか対応中なのか完了報告なのかわかりません。
この例で言えば「〇〇トラブル発生」「〇〇トラブル対応方針の相談」「〇〇トラブル対応完了」など、できるだけ具体的に書きましょう。
②「について」を使わない
「について」を極力使わないようにしましょう。
「について」を使うと、どうしても広い意味合いになってしまいます。
先の例の「〇〇トラブルについて」も「について」を使っているので色々な意味でとらえられてしまいます。
メール本文が広い内容で、どうしようもないときはありますが、極力使用を避けましょう。
③頭に【】をつける
ルールを決めて、頭に【】をつけましょう。
これでとても見やすくなります。
自分の場合は、
【送付】・・・単純にデータを送るだけ
【相談】・・・相談事をしたいとき
【依頼】・・・お願い事をしたいとき
【報告】・・・報告をしたいとき
といった感じで、ルールを決めて頭につけるようにしています。
これをすることで、パッと相手が何をすべきかわかるようになります。
④短く、けれど漢字とひらがなをバランスよく
メール件名は、できるだけ短く、けれども漢字とひらがなをバランスよくすると見やすいです。
例えば「取消申請処理遅延苦情対応完了報告」というのも「【報告】取消遅れによる苦情対応の完了」とします。
グッと見やすくなりませんでしたか？
無理やり短くしようとすると、どうしても漢字が多くなるので、そこは注意してこのように漢字とひらがなをバランスよく入れましょう。
⑤期日を入れる
〇／〇までに報告してほしい。〇／〇までに作業してほしい。
こういった場合は、件名に期日を入れてしまいましょう。
そうすることで、後で「いつまでだっけ？」と見返したときにすぐわかります。
自分の場合は、
件名：【依頼〇/〇〆】〇〇申請書の提出
といった感じで件名に入れています。
⑥キーワードを意識する
後でメールを見返すことはよくあります。
そこで、ヒットしやすいようにキーワードを意識しましょう。
意識したらいいのは、「〇〇サービス」「〇〇業務」「〇〇申込書」「タブレット」などの固有名詞です。
もちろん、全部入れることは難しいと思うので、そこは本文でカバーですが、できるだけメール件名に入れておくことで、とても探しやすくなります。
３．さいごに
メール件名は相手を思いやってつけるもものです。
しかし、それは相手のためだけでなく、ためにもなります
- メール件名をきちんと理解し、行動してくれた
- 後でメールを探しやすい
といった感じで自分のためにもなります。
さあ、意識してメール件名をつけましょう！
良いメール件名は、相手が見た時にパッと理解でき、優先順位をつけられるもの。
要は相手に考える時間を取らせないものです。
具体的には、次の通りです。
どうしてほしいのか・何を伝えたいのかがわかる
パッとみて、「あぁ前に言っていたことの報告ね」「トラブルが発生したのか！」など、内容が理解できる。
そして、報告なのか、作業が必要なのか、ただのお礼なのか、重要なのか、緊急なのかなど、このメールを受けて「自分（相手）は何をしないといけないか」がわかるものが非常に良いです。
逆に悪い例としては、
件名：ご相談
件名：〇〇申請書
件名：おしえてください
といった、「だから何？」と言われるような件名です。
見やすい
適度に漢字とひらがなを使っていて、簡潔で読みやすいものが良いです。
逆に悪い例としては、
件名：取消申請処理遅延苦情対応完了報告
件名：〇〇のやりかたがわからないのですぐおしえてほしいです
といった、わからないでもないけれども、漢字多すぎ、ひらがな多すぎで見づらい件名です。
後で検索して探しやすい
相手とのやり取りの証拠として、メールを残しておくことはよくあります。
そして、いざそのメールを探すときは、件名で検索をかけることが多いです。
良いメール件名は、すぐにヒットするので、後になって見返すときに非常に探しやすいです。
２．良いメール件名をつける６つのコツ
①具体的に書く
例えば、「〇〇トラブルについて」と書くと、トラブルについてはわかりますが、発生したのか対応中なのか完了報告なのかわかりません。
この例で言えば「〇〇トラブル発生」「〇〇トラブル対応方針の相談」「〇〇トラブル対応完了」など、できるだけ具体的に書きましょう。
②「について」を使わない
「について」を極力使わないようにしましょう。
「について」を使うと、どうしても広い意味合いになってしまいます。
先の例の「〇〇トラブルについて」も「について」を使っているので色々な意味でとらえられてしまいます。
メール本文が広い内容で、どうしようもないときはありますが、極力使用を避けましょう。
③頭に【】をつける
ルールを決めて、頭に【】をつけましょう。
これでとても見やすくなります。
自分の場合は、
【送付】・・・単純にデータを送るだけ
【相談】・・・相談事をしたいとき
【依頼】・・・お願い事をしたいとき
【報告】・・・報告をしたいとき
といった感じで、ルールを決めて頭につけるようにしています。
これをすることで、パッと相手が何をすべきかわかるようになります。
④短く、けれど漢字とひらがなをバランスよく
メール件名は、できるだけ短く、けれども漢字とひらがなをバランスよくすると見やすいです。
例えば「取消申請処理遅延苦情対応完了報告」というのも「【報告】取消遅れによる苦情対応の完了」とします。
グッと見やすくなりませんでしたか？
無理やり短くしようとすると、どうしても漢字が多くなるので、そこは注意してこのように漢字とひらがなをバランスよく入れましょう。
⑤期日を入れる
〇／〇までに報告してほしい。〇／〇までに作業してほしい。
こういった場合は、件名に期日を入れてしまいましょう。
そうすることで、後で「いつまでだっけ？」と見返したときにすぐわかります。
自分の場合は、
件名：【依頼〇/〇〆】〇〇申請書の提出
といった感じで件名に入れています。
⑥キーワードを意識する
後でメールを見返すことはよくあります。
そこで、ヒットしやすいようにキーワードを意識しましょう。
意識したらいいのは、「〇〇サービス」「〇〇業務」「〇〇申込書」「タブレット」などの固有名詞です。
もちろん、全部入れることは難しいと思うので、そこは本文でカバーですが、できるだけメール件名に入れておくことで、とても探しやすくなります。
３．さいごに
メール件名は相手を思いやってつけるもものです。
しかし、それは相手のためだけでなく、ためにもなります
- メール件名をきちんと理解し、行動してくれた
- 後でメールを探しやすい
といった感じで自分のためにもなります。
さあ、意識してメール件名をつけましょう！
①具体的に書く
例えば、「〇〇トラブルについて」と書くと、トラブルについてはわかりますが、発生したのか対応中なのか完了報告なのかわかりません。
この例で言えば「〇〇トラブル発生」「〇〇トラブル対応方針の相談」「〇〇トラブル対応完了」など、できるだけ具体的に書きましょう。
②「について」を使わない
「について」を極力使わないようにしましょう。
「について」を使うと、どうしても広い意味合いになってしまいます。
先の例の「〇〇トラブルについて」も「について」を使っているので色々な意味でとらえられてしまいます。
メール本文が広い内容で、どうしようもないときはありますが、極力使用を避けましょう。
③頭に【】をつける
ルールを決めて、頭に【】をつけましょう。
これでとても見やすくなります。
自分の場合は、
【送付】・・・単純にデータを送るだけ
【相談】・・・相談事をしたいとき
【依頼】・・・お願い事をしたいとき
【報告】・・・報告をしたいとき
といった感じで、ルールを決めて頭につけるようにしています。
これをすることで、パッと相手が何をすべきかわかるようになります。
④短く、けれど漢字とひらがなをバランスよく
メール件名は、できるだけ短く、けれども漢字とひらがなをバランスよくすると見やすいです。
例えば「取消申請処理遅延苦情対応完了報告」というのも「【報告】取消遅れによる苦情対応の完了」とします。
グッと見やすくなりませんでしたか？
無理やり短くしようとすると、どうしても漢字が多くなるので、そこは注意してこのように漢字とひらがなをバランスよく入れましょう。
⑤期日を入れる
〇／〇までに報告してほしい。〇／〇までに作業してほしい。
こういった場合は、件名に期日を入れてしまいましょう。
そうすることで、後で「いつまでだっけ？」と見返したときにすぐわかります。
自分の場合は、
件名：【依頼〇/〇〆】〇〇申請書の提出
といった感じで件名に入れています。
⑥キーワードを意識する
後でメールを見返すことはよくあります。
そこで、ヒットしやすいようにキーワードを意識しましょう。
意識したらいいのは、「〇〇サービス」「〇〇業務」「〇〇申込書」「タブレット」などの固有名詞です。
もちろん、全部入れることは難しいと思うので、そこは本文でカバーですが、できるだけメール件名に入れておくことで、とても探しやすくなります。
３．さいごに
メール件名は相手を思いやってつけるもものです。
しかし、それは相手のためだけでなく、ためにもなります
- メール件名をきちんと理解し、行動してくれた
- 後でメールを探しやすい
といった感じで自分のためにもなります。
さあ、意識してメール件名をつけましょう！
メール件名は相手を思いやってつけるもものです。
しかし、それは相手のためだけでなく、ためにもなります
- メール件名をきちんと理解し、行動してくれた
- 後でメールを探しやすい
といった感じで自分のためにもなります。
さあ、意識してメール件名をつけましょう！