会議の目的とは？よくある３つを解説！

こんにちは、リョータです。

こんなことありませんか？

その原因は、会議の目的をハッキリしていないからです。

今回は、年間700以上の会議をこなす僕が、会議の目的について解説します。

ぜひ、参考にしてくださいね。

リョータ

会議の目的を決めないのは迷子のもとですよ！

１．なぜ会議は「目的」が大事なのか？

それは「迷子」になるからです。

例えば、旅行に行く時、目的地とやる事を決めますよね？

これを決めずに行こうとすると、

といった感じで、迷子になります。

これでは、ひたすらストレスが溜まりますよね。

会議でも同じです。

目的をしっかり決めないと、ゴールにたどり着けないのはもとより、時間と労力がかかるだけです。

なので、目的をしっかり決めることが超大事になってきます。

２．会議の目的はズバリ３つ

ズバリ言います。
会議は「意思決定」「意見出し」「情報共有」この3つのどれかしかありません。

詳しく解説しますね。

意思決定

これは、考えてきた案に対して「やるぞ！」「やめておこう」ということを決定するための会議です。

例えば、次の内容です。

なので、会議の結果としては、やるかやらないかの2択になってきます。
そして、やるときの理由は、〇〇やらないときの理由は、〇〇といった具合に、決定した内容に肉付けするだけです。

あくまで決定なので、議論をするのではなく、質問に受け答えをするだけのイメージです。

意見出し

これは、課題に対して意見を出し合う会議です。

例えば、次の内容です。

ここでは「決定」するのではなく、様々な意見を集めると言うスタンス。
無理に決めようとは思いってはいけません。

最終的な決定については、この会議の場で出た意見を深掘りし案を練りこんで、あらため意思決定の会議としてセッティングしましょう。

情報共有

これは、自分自分が持っている課題や起きた出来事を共有する会議です。
定例的にある会議がこれですね。

例えば、次の内容です。

案件を話していると深掘りが始まることがあります。

しかし、この会議はあくまで「情報共有」です。

目安として、10分。
これを超えるようであれば「意見出し」として、別の場で話しましょう。

３．大事なのは目的を明確に分けること

この３つの目的は、明確に分けて会議をしましょう。

なぜなら、時間も労力もかかり迷走してしまうからです。

よくあるダメな例が「情報共有」と「意見出し」を同時にやってしまうこと。

僕の職場でもよくあります。
例えば「各自が持っている課題の進捗共有」の場。
ある課題の一つをいつまでもどこまでも深堀りしようとするんです。

これじゃあ会議が終わらないのです。

なので、僕は
「これはすぐに答えがでなさそうですね。あらためて議論の場をセッティングしてもらえますか？」
と切ります。

このように、目的を明確に分けると、１つの会議にかかる時間を減らせるのです。

４．まとめ

今回は、会議の目的を解説しました。

おさらいです。

とはいえ、メンバー集めや時間の関係で「意見出し」から「意思決定」まで一気にしないといけない場面もあります。
こういった場合は、１つの会議でやりきってＯＫ。
ただし、「意見出し」と「意思決定」別時間として区切りましょう。

これで迷走を防げますよ。

ちなみに、会議時間の取り方については、こちらの記事で解説しています。
よければどうぞ。

リョータ

意識していくことが大事ですよ！