会議

グダグダ会議から卒業!できる人の進め方を紹介【6つのポイント】

2022年11月6日

会議風景

こんにちは、リョータです。

会議って何となくグダグダして進まないイメージありませんか?

  • ただ人が集まっているだけ
  • 色々意見は出るけどまとまらない
  • 結局何が決まったかよくわからない

なぜそんなイメージなのか?
それは進め方が悪いからです。

そこで今回は、

  • スムーズに進行したい
  • 有意義な会議にしたい
  • どうやって進めれば良いかわからない

といったあなたの思いに応えます。

僕は現役で大手企業の本部に在籍していて、年間700以上の会議に出席しています。

その中で、進め方が上手い人は、決まったことをやっていることに気づきました。
そして僕も実践してみたところ、劇的にスムーズになりました。

そんな僕が、肌で感じたことをもとに紹介していきますね。

この記事を読めば、スムーズに会議を進められるようになりますよ!

リョータ
進行が超大事です!

1.進め方が良かった時の会議とは?

まずは、会議の進め方が良いとどんな会議になるのかを紹介です。

逆に、こうなっていない会議は、進め方が悪かったと言えます。

目的に向かって一直線

脱線せず、目的に向かって一直線に向かって行けた状態です。

例えば
「申込書Aの記載漏れを減らすにはどうしたらいいか?」
という議題。

これの意見としては

  • 記載例を作る
  • 記入欄に色をつける
  • 説明会を開く

等色々あります。

それが

  • 申込書Bも記載漏れが多いよね
  • どこに保管したらいいのかな
  • どう回付したら効率がいいかな

と言った具合に脱線することがあります。

ホントにこんな脱線はあるあるなんですよね。

このように脱線せず、当初の目的である「申込書Aの記載漏れを減らすにはどうしたらいいか?」に向かって集中して意見が出るのが良い状態です。

明確に結論が出ている

「結局どうすればいいんだ?」

会議が終わった後にこうなるのはあるあるです。

「申込書Aの記載漏れを減らすにはどうしたらいいか?」
で言えば、例えば
「記載例を作る」
が結論です。

会議は結論が出ないと意味がない
と言うことを理解しましょう。

次にやるべきことが明確

実はよくあるのが「結論は出たけど次に何をすべきかわからない」という状態です。

例えば、先の例で
「記載例を作る」
という結論は出ました。

けれど、これだけじゃあ次は何をするの?ってなるのです。

「明日までに誰々が案を作る」

といった具合に、次にやることが明確になっていないといけないのです。

時間内終了、むしろ前倒し終了

せっかく結論が出ても、次のやることが決まっても、それに3時間も4時間もかかっていては全然だめです。

決めていた時間内に終わらせるのがベストです。

欲を言うなら、予定よりも早く終われば、なお良し。

例えば、1時間と決めていた会議を40分で完了といった感じです。
20分も早く終わらせられれば、別の仕事ができますよね。

言うまでもなく皆さん忙しい身です。

いかに早く終わらせるか。

進める人の腕の見せ所です。

ちなみに、こちらの記事で会議を速く終わらせる方法を紹介しています。
よければどうぞ。

こちらもCHECK

会議
会議が長すぎる!無駄な時間とサヨナラする7つの方法

こんにちは、リョータです。 ビジネスマンであれば誰でもやっている会議。 いつも予定時間を超えてしまう ダラダラ長い 脱線につぐ脱線 この時間で他の仕事終わらせたいな こんなことありませんか? 僕も、年 ...

続きを見る

2.できる人の進め方を紹介【6つのポイント】

期待の眼差しの人々

目的をはっきり言う

まず最初に、目的をはっきりと言いましょう。

なぜなら、参加者の気持ち・思考が統一されるからです。

例えば、

  • 〇〇業務の処理方法を決めたい
  • 書類の回付ルートを決めたい
  • 考えた案に対する意見をもらいたい

といった具合。

目的をはっきりということで、無駄な議論=脱線を避けることができるんです。

また、長い会議であれば、途中でも目的をはっきり言いましょう。

人は、案外混乱します。

話しているうちに何の話をしていたのかわからなくなるのです。

目的をはっきり言っていきましょう。

アジェンダを共有する

アジェンダとは、議題や目次のこと。

アジェンダを目的の次に共有しましょう。

なぜなら、参加者が心構えをできるからです。

例えば意見交換をしたいとき、

  • まずは課題を共有します。
  • その後、こちらで考えた案を説明します。
  • 説明の後、皆さんから意見をいただきます。

といった感じです。

先に共有すれば「あ、最後に意見を言えばいいんだな」「質問は後で聞けばいいかな」といった感じで、心構えができるのです。

逆にアジェンダを共有しないと、途中で質問があって説明が中断したり、参加者もいつ発言すればいいのか迷ったりします。

つまりは、皆のストレスのもとになるんです。

アジェンダを必ず言うようにしましょう。

アジェンダの作り方は、こちらで詳しく解説しているので、よければどうぞ。

こちらもCHECK

ホワイトボード
会議の無駄を超削減!アジェンダの作り方と使い方を伝授!

こんにちは、リョータです。 会議をするとき、アジェンダがあるのとないのとでは、10倍効率が違ってきます。 なので、僕は実際、小さな会議でも毎回用意しています。 とは言え、アジェンダってどう作ればいいか ...

続きを見る

所要時間を宣言

「本日は、この内容を30分ほどで決めたいと思います。ご協力、よろしくお願いします。」
といった具合に、所要時間を明確に言いましょう。

なぜなら、所要時間を言わないと無尽蔵に時間を使いたくなるからです。

時間を制限することで、参加者は時間内に収めようと考えて発言してくれます。

逆に時間の制限がないと、あれもこれも話をしたくなるのが人情。
話が広がっていき、収拾がつかなくなることもあります。

必ず制限時間を言って会議をしましょう。

また、会議中タイミングを見て残り時間を言いましょう。

残り時間を宣言されると、参加者はより集中して会議で意見を言います。
締め切り効果というやつですね。

これが、一直線の議論への道です。

勇気を出して脱線を正す

「あ、でもこの場合は…」といった具合に、話しが本筋からズレていくことがよくあります。

こういう時は、勇気を持って話を本筋に戻しましょう。

その時に
「その話は今回全く関係ありませんよね?脱線してますよ。」
とズバッと言ってしまうとかなり角が立ってしまいます。

そこで、

  • なるほど、そういった課題もありますね。
  • 今回は〇〇について話し合いたいと思いますので、別途議論させていただけますか?
  • ちなみにこれは本件と関係が深いのでしょうか?
  • 次のステップとして、こちらも検討したいんですがまずは本件を検討いたしませんか?

といった感じでやんわりと本筋に戻してください。

ポイントは、相手を立てて感謝の気持ちを全部に出すことです。

なぜなら、相手は意見を言ってくれているからです。

感謝の気持ちは相手に伝わります。
勇気を持って、本筋に戻しましょう。

結論を確認する

終盤に差し掛かったら、必ず結論を確認しましょう。

これを怠ると、なぁなぁのまま終わってしまい
「結局どうすればいいんだ?」
となります。

これを防ぐためにも、

  • 結論は〇〇でよろしいですね?
  • 本日決まったことは〇〇です。
  • では、〇〇の方向で進めましょう。

といった具合に、要約して結論を確認しましょう。

相手は人間、お互いの認識がズレてることもあります。
たとえ、わかっている雰囲気でも再確認の意味で必ず確認しましょう。

ちなみに、結論がよくわからない時は、思い切って「結局はどういうことでしょうか?」と聞きましょう。

わからないまま終わるよりも100倍良いですよ。

次のアクションを確認する

結論だけでは足りません。
最後に、具体的な次のアクションを確認しましょう。

なぜなら、会議後、何も進まない可能性があるからです。

それでは意味ないですよね。

なので「誰が」「何を」「いつまでに」「どのレベルまで」やるのかを決めましょう。

次回会議があるなら、ここで決めてしまうと良いですね。

こうすることで、参加者は迷うことなく動くことができます。

最後に必ず次のアクションを確認しましょう。

3.まとめ

今回は、会議の進め方のポイントを紹介しました。

おさらいです。

  • 目的をはっきり言う
  • アジェンダを共有する
  • 所要時間を宣言
  • 勇気を出して脱線を正す
  • 結論を確認する
  • 次のアクションを確認する

巷では、よくアイスブレイク等のテクニックが紹介されていますが、あれは中々やろうと思ってもできません。

それよりも、今回お伝えした単純なポイントを抑え方が、確実に有意義な会議にできますよ。

ぜひ、スムーズに進めてくださいね。

リョータ
良い会議を!

-会議