こんにちは、リョータです。
会議って何となくグダグダして進まないイメージありませんか？
- ただ人が集まっているだけ
- 色々意見は出るけどまとまらない
- 結局何が決まったかよくわからない
なぜそんなイメージなのか？
それは進め方が悪いからです。
そこで今回は、
- スムーズに進行したい
- 有意義な会議にしたい
- どうやって進めれば良いかわからない
といったあなたの思いに応えます。
僕は現役で大手企業の本部に在籍していて、年間700以上の会議に出席しています。
その中で、進め方が上手い人は、決まったことをやっていることに気づきました。
そして僕も実践してみたところ、劇的にスムーズになりました。
そんな僕が、肌で感じたことをもとに紹介していきますね。
この記事を読めば、スムーズに会議を進められるようになりますよ！
１．進め方が良かった時の会議とは？
まずは、会議の進め方が良いとどんな会議になるのかを紹介です。
逆に、こうなっていない会議は、進め方が悪かったと言えます。
目的に向かって一直線
脱線せず、目的に向かって一直線に向かって行けた状態です。
例えば
「申込書Ａの記載漏れを減らすにはどうしたらいいか？」
という議題。
これの意見としては
- 記載例を作る
- 記入欄に色をつける
- 説明会を開く
等色々あります。
それが
- 申込書Ｂも記載漏れが多いよね
- どこに保管したらいいのかな
- どう回付したら効率がいいかな
と言った具合に脱線することがあります。
ホントにこんな脱線はあるあるなんですよね。
このように脱線せず、当初の目的である「申込書Ａの記載漏れを減らすにはどうしたらいいか？」に向かって集中して意見が出るのが良い状態です。
明確に結論が出ている
「結局どうすればいいんだ？」
会議が終わった後にこうなるのはあるあるです。
「申込書Ａの記載漏れを減らすにはどうしたらいいか？」
で言えば、例えば
「記載例を作る」
が結論です。
会議は結論が出ないと意味がない
と言うことを理解しましょう。
次にやるべきことが明確
実はよくあるのが「結論は出たけど次に何をすべきかわからない」という状態です。
例えば、先の例で
「記載例を作る」
という結論は出ました。
けれど、これだけじゃあ次は何をするの？ってなるのです。
「明日までに誰々が案を作る」
といった具合に、次にやることが明確になっていないといけないのです。
時間内終了、むしろ前倒し終了
せっかく結論が出ても、次のやることが決まっても、それに3時間も4時間もかかっていては全然だめです。
決めていた時間内に終わらせるのがベストです。
欲を言うなら、予定よりも早く終われば、なお良し。
例えば、1時間と決めていた会議を40分で完了といった感じです。
20分も早く終わらせられれば、別の仕事ができますよね。
言うまでもなく皆さん忙しい身です。
いかに早く終わらせるか。
進める人の腕の見せ所です。
ちなみに、こちらの記事で会議を速く終わらせる方法を紹介しています。
よければどうぞ。
こちらもCHECK
-
-
会議が長すぎる！無駄な時間とサヨナラする７つの方法
こんにちは、リョータです。 ビジネスマンであれば誰でもやっている会議。 いつも予定時間を超えてしまう ダラダラ長い 脱線につぐ脱線 この時間で他の仕事終わらせたいな こんなことありませんか？ 僕も、年 ...
続きを見る
２．できる人の進め方を紹介【６つのポイント】
目的をはっきり言う
まず最初に、目的をはっきりと言いましょう。
なぜなら、参加者の気持ち・思考が統一されるからです。
例えば、
- 〇〇業務の処理方法を決めたい
- 書類の回付ルートを決めたい
- 考えた案に対する意見をもらいたい
といった具合。
目的をはっきりということで、無駄な議論＝脱線を避けることができるんです。
また、長い会議であれば、途中でも目的をはっきり言いましょう。
人は、案外混乱します。
話しているうちに何の話をしていたのかわからなくなるのです。
目的をはっきり言っていきましょう。
アジェンダを共有する
アジェンダとは、議題や目次のこと。
アジェンダを目的の次に共有しましょう。
なぜなら、参加者が心構えをできるからです。
例えば意見交換をしたいとき、
- まずは課題を共有します。
- その後、こちらで考えた案を説明します。
- 説明の後、皆さんから意見をいただきます。
といった感じです。
先に共有すれば「あ、最後に意見を言えばいいんだな」「質問は後で聞けばいいかな」といった感じで、心構えができるのです。
逆にアジェンダを共有しないと、途中で質問があって説明が中断したり、参加者もいつ発言すればいいのか迷ったりします。
つまりは、皆のストレスのもとになるんです。
アジェンダを必ず言うようにしましょう。
アジェンダの作り方は、こちらで詳しく解説しているので、よければどうぞ。
こちらもCHECK
-
-
会議の無駄を超削減！アジェンダの作り方と使い方を伝授！
こんにちは、リョータです。 会議をするとき、アジェンダがあるのとないのとでは、10倍効率が違ってきます。 なので、僕は実際、小さな会議でも毎回用意しています。 とは言え、アジェンダってどう作ればいいか ...
続きを見る
所要時間を宣言
「本日は、この内容を30分ほどで決めたいと思います。ご協力、よろしくお願いします。」
といった具合に、所要時間を明確に言いましょう。
なぜなら、所要時間を言わないと無尽蔵に時間を使いたくなるからです。
時間を制限することで、参加者は時間内に収めようと考えて発言してくれます。
逆に時間の制限がないと、あれもこれも話をしたくなるのが人情。
話が広がっていき、収拾がつかなくなることもあります。
必ず制限時間を言って会議をしましょう。
また、会議中タイミングを見て残り時間を言いましょう。
残り時間を宣言されると、参加者はより集中して会議で意見を言います。
締め切り効果というやつですね。
これが、一直線の議論への道です。
勇気を出して脱線を正す
「あ、でもこの場合は…」といった具合に、話しが本筋からズレていくことがよくあります。
こういう時は、勇気を持って話を本筋に戻しましょう。
その時に
「その話は今回全く関係ありませんよね？脱線してますよ。」
とズバッと言ってしまうとかなり角が立ってしまいます。
そこで、
- なるほど、そういった課題もありますね。
- 今回は〇〇について話し合いたいと思いますので、別途議論させていただけますか？
- ちなみにこれは本件と関係が深いのでしょうか？
- 次のステップとして、こちらも検討したいんですがまずは本件を検討いたしませんか？
といった感じでやんわりと本筋に戻してください。
ポイントは、相手を立てて感謝の気持ちを全部に出すことです。
なぜなら、相手は意見を言ってくれているからです。
感謝の気持ちは相手に伝わります。
勇気を持って、本筋に戻しましょう。
結論を確認する
終盤に差し掛かったら、必ず結論を確認しましょう。
これを怠ると、なぁなぁのまま終わってしまい
「結局どうすればいいんだ？」
となります。
これを防ぐためにも、
- 結論は〇〇でよろしいですね？
- 本日決まったことは〇〇です。
- では、〇〇の方向で進めましょう。
といった具合に、要約して結論を確認しましょう。
相手は人間、お互いの認識がズレてることもあります。
たとえ、わかっている雰囲気でも再確認の意味で必ず確認しましょう。
ちなみに、結論がよくわからない時は、思い切って「結局はどういうことでしょうか？」と聞きましょう。
わからないまま終わるよりも100倍良いですよ。
次のアクションを確認する
結論だけでは足りません。
最後に、具体的な次のアクションを確認しましょう。
なぜなら、会議後、何も進まない可能性があるからです。
それでは意味ないですよね。
なので「誰が」「何を」「いつまでに」「どのレベルまで」やるのかを決めましょう。
次回会議があるなら、ここで決めてしまうと良いですね。
こうすることで、参加者は迷うことなく動くことができます。
最後に必ず次のアクションを確認しましょう。
３．まとめ
今回は、会議の進め方のポイントを紹介しました。
おさらいです。
- 目的をはっきり言う
- アジェンダを共有する
- 所要時間を宣言
- 勇気を出して脱線を正す
- 結論を確認する
- 次のアクションを確認する
巷では、よくアイスブレイク等のテクニックが紹介されていますが、あれは中々やろうと思ってもできません。
それよりも、今回お伝えした単純なポイントを抑え方が、確実に有意義な会議にできますよ。
ぜひ、スムーズに進めてくださいね。