会議の無駄を超削減！アジェンダの作り方と使い方を伝授！

こんにちは、リョータです。

会議をするとき、アジェンダがあるのとないのとでは、10倍効率が違ってきます。

なので、僕は実際、小さな会議でも毎回用意しています。

とは言え、アジェンダってどう作ればいいかよくわからないですよね？

そこで今回は、

といった悩みに、年間700以上の会議をこなす現役の僕が答えますね！

リョータ

ぜひ使いこなしてくださいね！

１．アジェンダの作り方

テンプレート

まずはテンプレートを紹介です。

こちらをお好きなツールにコピペしてお使いください。

「これだけ？」と思われるかもしれませんが、シンプル イズ ベスト！

ごちゃごちゃしても見づらいだけなので、これぐらいシンプルで十分です。

ちなみに、スケジュールを共有するツールを使うときは、「日時・場所」と「出席者」を入れなくてもＯＫです。

主な項目の解説

主な項目の内容と書くときのコツを解説しますね。

会議名

パッと一目で何をするのかわかる会議名にしましょう。

コツは「〜について」をできるだけ使わないことです。

なぜなら、具体性に欠けてしまい、ふわっとしてしまうからです。

なので、「〜の説明」「〜に対する意見出し」「課題の洗い出し」など具体的な名前をつけましょう。

ゴール

「会議をするのが目的」にならないようにするためには、これが超大事。

なぜなら、ゴールに向かって出席者の意思を統一できるからです。

なので、どういう状態になったら会議を終了するのかを具体的に書きましょう。

例えば、

といった感じ。

ふわっとさせてはダメです。

具体的に、明確に書きましょう。

議題と所要時間

特に大事なのが所要時間。

所要時間をしっかり書くことで、時間内に収めようと皆が頑張ります。

最初はちょうどいい時間を設定できないかもしれませんが、慣れればうまく設定できるようになりますよ。

使うツールは？

世には、便利なツールがありますが、そんなものはいりません。

見ばえより内容が大事。

アジェンダは文字だけなので、メモ帳のアプリで十分です。

実際、僕の場合は基本メモ帳で作ります。

事前に参加者に案内するときは、メール本文にのせて送信しています。

立派なツールを使って、変に時間を取らなくていいのです。

２．具体例

例１　進捗会議

例２　意見出し

例３　トラブルの情報共有

３．会議を超スムーズにするアジェンダの使い方

事前に送る

まずはアジェンダを事前に送りましょう。

先に軽くでもアジェンダを頭に入れてもらうことで、参加者は準備することができます。

といった具合になるのです。

最初に内容とゴールを宣言

残念ながら、僕の経験上、事前に送ったアジェンダをしっかり読んでくる人はかなり少ないです。

なので、正直あまり期待しない方がいいです。

それよりも、会議の最初に必ず内容とゴールを共有するようにしてください。

最初に全体の流れがわかれば、参加者はその流れにそうって頭を切り替えます。

全員の認識を合わせて進めることができるので、ゴールに向かって走れますよ。

議題の経過時間を共有

会議中は、議題が変わる度にアジェンダを確認しましょう。

なぜなら、会議の速度を上げられるからです。

人間は、時間があればあるだけ潰したくなる生き物なので、大抵の会議はどんどん時間がなくなっていきます。

また、議論が盛り上がると、ついつい時間を忘れて白熱してしまうのです。

そこで、アジェンダの確認です。

残りの議題と残り時間を共有すると、「あ、まかないとヤバい」となり、皆が最短距離を目指すようになるのです。

議題が変わるたびにアジェンダを確認しましょう。

４．まとめ

今回は、アジェンダの作り方を紹介しました。

あらためてテンプレートです。

冒頭でも解説しましたが、アジェンダで大事なのは中身です。

ツールはなんでもいいので、中身を充実させましょう。

リョータ

スムーズな会議を！