こんにちは、リョータです。
「会議を開くけれど、何を準備すれば良いの？」
会議に不慣れだと何を準備していいかわかんないですよね。
そこで今回は、「対面会議」と「WEB会議」のそれぞれで準備すべきことと、その理由を紹介します。
会議は、しっかり準備して始めないと5分、10分は軽くロスします。
逆に、これから紹介することをしっかり準備をしておけば、非常にスムーズに進められます。
また、周囲からも「お、さすが！」と褒め称えられるでしょう。
１．対面会議で準備しておくべき８つのこと
会議室で、顔と顔を合わせて会議をする場合です。
直接会う場合は、意外に準備することが多いです。
しっかりチェックしてくださいね。
会議室を予約する
会議室を予約する時は、必ず一度は下見しましょう。
なぜなら、想像と違う場合があるからです。
僕の場合、椅子とテーブルが足りず、出席者に窮屈な思いをさせてしまった苦い思い出があります。
会議室を選ぶ時のチェックポイントは次のとおりです。
- 椅子と机があるのか
- モニター、プロジェクタの確認
- ホワイトボードの確認
椅子と机が足りない場合は、どこかから調達する必要があります。
モニターやプロジェクタは、資料を投影するのに使います。
必須ではありませんが、もし備え付けがないのであれば必要に応じて持参しましょう。
ホワイトボードは、意見をまとめたり図で整理したりする時に使います。
こちらも必須ではありませんが、あった方が間違いないです。
資料を事前に送る
資料は、3日程前までにデータで送りましょう。
事前に送れば、相手も中身を確認できるので、当日の進行がスムーズになりますよ。
資料を印刷しておく
紙の資料を配る文化があるのなら、事前に印刷しておきましょう。
この際、数部多めに印刷しておきます。
なぜなら、急遽、出席者が増える場合があるからです。
席札を用意する
外部の人を大勢招く場合は、席札の用意をおすすめします。
なぜなら、話し合いをする時に相手の名前、会社がわからないとコミュニケーションが取りづらいからです。
相手の意見に対して質問したくても、相手の名前が分からないと言い出しづらいのです。
座席を決める
大勢を招くなら座席を決めておくのがおすすめです。
なぜなら、皆気を使って中々席につかないからです。
これで時間を使うなんて勿体ないですよね。
無駄な時間削減のためにも座席を決めておくと良いですよ。
パソコンを持参する
持ち込めるならパソコンを持参しましょう。
パソコンがあれば、その場で議事録を作れます。
手書きでメモして、後でパソコンで議事録を作るなんて非効率。
パソコンを持っていきましょう。
録音を準備する
議事録の強い味方、録音。
僕もこれに何度も助けられました。
大事な会議ほど議事録が必要になってくるので、聞き漏らしがないよう準備しましょう。
会議室を設営する
会議室を予約しただけで満足していてはNG。
会議の時間前に入って、設営をしましょう。
よくあるのが、前の会議のまま机と椅子がバラバラ状態。
時間になってから直していてはスムーズに開始できません。
必ず会議の前に設営をしましょう。
２．WEB会議で準備しておくべき５つのこと
会議室を予約する
ここでいう会議室は、自分たちが参加する場所です。
一人一人イヤホンで、バラバラに出席するのであればOK。
しかし、自分たちがまとまった人数で参加するのであれば、個室が必要です。
確認して、会議室を予約しましょう。
モニター、プロジェクタの確認
こちらも複数人で参加する場合です。
どなたか代表の人の画面を投影し、皆で見る時に使います。
外付けマイクスピーカーを準備
複数人で参加する場合は、必須と言っても良いです。
なぜなら、パソコンのマイクスピーカーでは、音声が聞き取りづらく、こちらからの音声も聞こえづらくなるからです。
この時、必ず音声のテストをしましょう。
WEB会議の接続確認
Zoom、Microsoft Teams、Skypeなどなど、 WEB会議のアプリは色々あります。
初めて使うアプリだったり、初めてWEB会議をする人がいる場合は、必ず接続確認をしましょう。
事前に確認しておけば、当日あたふたすることがなくなりますよ。
資料を事前に送る
対面会議と同じく、資料は、3日程前までにデータで送りましょう。
事前に送れば、相手も中身を確認できるので、当日の進行がスムーズになりますよ。
３．まとめ
会議の準備を怠れば、ロスが発生します。
1・2回くらいではわずかでも、積もればそれなりの時間になります。
また、会議は参加者からそれぞれ時間をいただいて行うもの。
5分だけの遅れも、出席者が10人いれば50分のロスに。
中々の損害ですよね。
準備をしっかりして、スムーズに会議を始めましょう。