こんにちは、リョータです。
- 盛り上がるけれど、まとまらない。
- 後になって何が残ったかわからない。
- 次に何をすればいいかわからない。
ただ時間を浪費してるだけって感じのこんな会議は、終わった後にモヤモヤが残って嫌ですよね。
そこで、年間700以上の会議に出ている現役会社員の僕が、会議をまとめる方法をお伝えしますね！
これをやれば、会議後のモヤモヤがなくなりますよ。
１．最後の５分でいい！モヤモヤをなくす会議のまとめ方【３つ】
なぜ会議でまとまりがなくモヤモヤしてしまうのか？
結論、次のアクションを決めていないからです。
次のアクションを決めるためにやることはシンプル。
会議の最後に３つのことをやるだけ。
これで劇的にまとまり感がでますよ。
決まったことの復習
「しなくても皆わかってるよ！」
こう思うかもしれませんが、これは超大事です。
なぜなら、意外と認識が違っていたり、決まったことを忘れていたりするからです。
例えば、「〇〇をやる」と決まったことがあったとして、ある人は今日から、ある人は来週からと思っているかもしれません。
このようなことがよくあるんです。
なので、決まったことを復習しましょう。
復習する時のポイントは、「誰が」「いつ」「誰と」「どのように」と言った感じで、具体的にすることです。
決まらなかったことの次のアクション決め
一生懸命に議論しても、決まらないことはあります。
かなりよくあります。
けれど、そこで終わってはダメ。絶対に進みません。
それをどう進めるのかを決めましょう。
例えば、
- 次回の会議で決める
- 誰かが案を考える
- 各自調べてメールで共有する
と言った感じです。
具体的にアクションを決めましょう。
次のアクションの確認
そもそも、「やっておしまい」な会議はありません。
必ず、次に動くべきことが発生します。
なので、具体的に各自が取るべきアクションを確認しましょう。
例えば、こんな感じです。
- 新しいルールが決定→全員が明日から実行
- 意見出しが完了→Aさんが詳細案を考える
- 課題の洗い出しが完了→各自が宿題を持ち帰って検討
このように、具体的に行動できるレベルにまで落とし込んで確認しましょう。
大事なのは、「やる人」と「期日」を決めること。
この２つをしっかり決めておかないと、誰も期日内にやりませんよ。
２．主催者じゃない時の切り出し方
自分が会議を開くことってあまりなくて、ほとんどが呼ばれて出席です。
主催でもないのに、自分が仕切るのってハードルが高い。でもちゃんと会議をまとめたいですよね。
そんな時に有効な切り出し方を紹介します。
残りあと5分なので、確認してもいいですか？
残り時間を宣言することで、出席者に「あ、時間がないんだ」と気づいてもらえて、まとめの意識に入るのです。
ここで「今日決まったことは〇〇っていうことでいいですか？」と続けていけば、うまくまとめの流れになりますよ。
ちょっと自信がないので認識合わせしていいですか？
これは僕もよく使う聞き方。
9割方、内心「まぁ間違いないよな」と思いつつ、皆の認識を合わせるために言っています。
ポイントは、自分が下手に出ること。
なぜなら、皆が認識していることを素直に教えてくれるからです。
下手に出てくる相手に対しては、きちんと答えようと思ってくれるんですよね。
うまく確認できますよ。
ちなみに私は〇〇する認識でいいですか？
これは、宿題が出た時に有効な聞き方です。
自分の宿題を聞くことで、まずは自分がやるべき範囲を皆で共有できます。
プラス、「他の宿題は誰がやるか」という確認も始まるので、一石二鳥！
宿題がある時はオススメな聞き方ですよ。
３．まとめ
最後におさらいです。
会議のまとめ方で、効果的なのは３つです。
正直、今までうまくまとまっていなかったのなら、すぐには効果が出ません。
毎回やることで、徐々に浸透していくんです。
会議のたびにやってみて、定着させてくださいね。