こんにちは、リョータです。
- すべての仕事が中途半端！
- 細かい仕事が次々とやってきて進まない！
- 帰れなくて結局残業……
あとになって振り返ると「結局何も進まなかったな……」って感じでツラいですよね。
自分にも経験があるので、よくわかります。
どうすれば仕事が終わるのか。
結論、「絞り込み」と「集中」です。
今回は、仕事が終わらないあなたに終わらない原因と終わらすコツを紹介します。
１．仕事が終わらない原因
なぜ仕事が終わらないのか？
それは、集中してやれていないからです。
あれもこれもやっている
資料を作りながら、メールがきたら返信し、電話がきたら応答して、途中で別のことを思い出して取り組んで、と、こんな状態になっていませんか？
あなたは複数の仕事を同時にこなしている気でいるかもしれませんが、実際は高速で頭を切り替えて仕事をしています。
当然、頭を一回一回切り替えているので、思い出す分タイムラグがあります。
また、思考がとぎれているので、深く考えられません。
引き受けすぎる
なんでもかんでも引き受けていませんか？
もちろん「なんでもやってみる！」という姿勢はいいのですが、それは本当にあなたがすべき仕事ですか？
残業ありき
「日中やるヒマがないから残業すればいいや」ってなっていませんか？
残業を前提に考えると日中の集中力が落ちます。
また、こんな経験ないですか？
- 「７時までに楽勝に終わるな」と思って余裕をもって「８時まで残る」としたはずが、のんびりしてしまって結局８時。
- 小学校の夏休みの宿題。あと２か月あると思うと「まだしなくていいや」って思ってギリギリ。
締め切りを先延ばしにすると集中できません。
完璧を求め過ぎている
完璧を目指す姿勢はとてもすばらしいことです。
ただ、
- ここはもう数センチ横にずらした方が見やすいな。
- ここは色を変えたほうがいいな。
と、やりすぎになっていませんか？
最終的には細かいところまでこだわればいいのですが、「たたき台」の段階ではやりすぎです。
２．仕事を終わらせるコツ
やることを１日３つに絞り込む
やらないといけないことが山ほどあるのはわかりますが、実際すべてをやりきるのは難しいです。
そこで、やることを１日３つに絞り込んでしまいましょう。
①やらないといけないことを全て紙に書き出す
②その中から重要度・緊急度で優先順位をつける
③上から３つをやりきる
毎日この繰り返しです。
３つに絞り込むことで、「あれもこれもで全部中途半端」な状態になるのを防げます。
３つが終わったら、新たな３つを決めればいいんです。
やりだしたら他のことをしない
３つに絞っても他のことをやって集中できなければ意味がありません。
１つ１つ集中してやって、その１つが終わるまでは他のことは何もしないようにしましょう。
そのために、
- メールをとじる
- 電話には基本出ない
- いらないファイルを閉じる
- 目につく場所にいらない書類を置いておかない
- 周囲に集中するから話しかけないようお願いする
これだけやっておきましょう。
緊急の電話はどうするの？
例えば、緊急の場合は２回着信を入れてもらう、他の人に出てもらうなど、工夫しましょう。
無理なものは断る
なんでもかんでも引き受けていたらきりがありません。
それに、引き受けるということは、お願いしてきた相手の成長のチャンスを奪うことになるかもしれません。
本当に自分がすべきことなのか考えて無理なものは断りましょう。
上司からの依頼で断りづらい場合は？
上司に「わかりました。私の手持ちはこんな状況ですが、どちらをすればいいですか？」と聞きましょう。
そうすれば上司が「優先順位をつけてあなたに依頼する」か「別の人に依頼する」か判断してくれます。
残業することを頭から消す
締め切りを先延ばしにすると集中できません。
「定時まであと２時間！それまでに片づける！」という気持ちが高い集中力を生みます。
残業ありきでは集中できるものも集中できません。
これについては、アフターファイブに予定を入れるのがオススメです。
帰らざるを得ないので強制的に集中できます。
完璧でなくていい
パーフェクトは無理です。
上司とあなたは別の人間なので、確実に修正が入ります。
なのにこだわりきるのは時間のムダです。
７割くらいにとどめるようにしましょう。
３．まとめ
仕事が終わらないのは、集中してやれていないからです。
シンプルに、集中して１つ１つ片づけていけば仕事は終わります。
山のように仕事があってヤバいというのはよくわかります。
だからこそ、まずは３つに絞って、他のことをせず１つ１つ集中することが大事です。
さあ、明日から「絞り込み」と「集中」しましょう！
なぜ仕事が終わらないのか？
それは、集中してやれていないからです。
あれもこれもやっている
資料を作りながら、メールがきたら返信し、電話がきたら応答して、途中で別のことを思い出して取り組んで、と、こんな状態になっていませんか？
あなたは複数の仕事を同時にこなしている気でいるかもしれませんが、実際は高速で頭を切り替えて仕事をしています。
当然、頭を一回一回切り替えているので、思い出す分タイムラグがあります。
また、思考がとぎれているので、深く考えられません。
引き受けすぎる
なんでもかんでも引き受けていませんか？
もちろん「なんでもやってみる！」という姿勢はいいのですが、それは本当にあなたがすべき仕事ですか？
残業ありき
「日中やるヒマがないから残業すればいいや」ってなっていませんか？
残業を前提に考えると日中の集中力が落ちます。
また、こんな経験ないですか？
- 「７時までに楽勝に終わるな」と思って余裕をもって「８時まで残る」としたはずが、のんびりしてしまって結局８時。
- 小学校の夏休みの宿題。あと２か月あると思うと「まだしなくていいや」って思ってギリギリ。
締め切りを先延ばしにすると集中できません。
完璧を求め過ぎている
完璧を目指す姿勢はとてもすばらしいことです。
ただ、
- ここはもう数センチ横にずらした方が見やすいな。
- ここは色を変えたほうがいいな。
と、やりすぎになっていませんか？
最終的には細かいところまでこだわればいいのですが、「たたき台」の段階ではやりすぎです。
２．仕事を終わらせるコツ
やることを１日３つに絞り込む
やらないといけないことが山ほどあるのはわかりますが、実際すべてをやりきるのは難しいです。
そこで、やることを１日３つに絞り込んでしまいましょう。
①やらないといけないことを全て紙に書き出す
②その中から重要度・緊急度で優先順位をつける
③上から３つをやりきる
毎日この繰り返しです。
３つに絞り込むことで、「あれもこれもで全部中途半端」な状態になるのを防げます。
３つが終わったら、新たな３つを決めればいいんです。
やりだしたら他のことをしない
３つに絞っても他のことをやって集中できなければ意味がありません。
１つ１つ集中してやって、その１つが終わるまでは他のことは何もしないようにしましょう。
そのために、
- メールをとじる
- 電話には基本出ない
- いらないファイルを閉じる
- 目につく場所にいらない書類を置いておかない
- 周囲に集中するから話しかけないようお願いする
これだけやっておきましょう。
緊急の電話はどうするの？
例えば、緊急の場合は２回着信を入れてもらう、他の人に出てもらうなど、工夫しましょう。
無理なものは断る
なんでもかんでも引き受けていたらきりがありません。
それに、引き受けるということは、お願いしてきた相手の成長のチャンスを奪うことになるかもしれません。
本当に自分がすべきことなのか考えて無理なものは断りましょう。
上司からの依頼で断りづらい場合は？
上司に「わかりました。私の手持ちはこんな状況ですが、どちらをすればいいですか？」と聞きましょう。
そうすれば上司が「優先順位をつけてあなたに依頼する」か「別の人に依頼する」か判断してくれます。
残業することを頭から消す
締め切りを先延ばしにすると集中できません。
「定時まであと２時間！それまでに片づける！」という気持ちが高い集中力を生みます。
残業ありきでは集中できるものも集中できません。
これについては、アフターファイブに予定を入れるのがオススメです。
帰らざるを得ないので強制的に集中できます。
完璧でなくていい
パーフェクトは無理です。
上司とあなたは別の人間なので、確実に修正が入ります。
なのにこだわりきるのは時間のムダです。
７割くらいにとどめるようにしましょう。
３．まとめ
仕事が終わらないのは、集中してやれていないからです。
シンプルに、集中して１つ１つ片づけていけば仕事は終わります。
山のように仕事があってヤバいというのはよくわかります。
だからこそ、まずは３つに絞って、他のことをせず１つ１つ集中することが大事です。
さあ、明日から「絞り込み」と「集中」しましょう！
やることを１日３つに絞り込む
やらないといけないことが山ほどあるのはわかりますが、実際すべてをやりきるのは難しいです。
そこで、やることを１日３つに絞り込んでしまいましょう。
①やらないといけないことを全て紙に書き出す
②その中から重要度・緊急度で優先順位をつける
③上から３つをやりきる
毎日この繰り返しです。
３つに絞り込むことで、「あれもこれもで全部中途半端」な状態になるのを防げます。
３つが終わったら、新たな３つを決めればいいんです。
やりだしたら他のことをしない
３つに絞っても他のことをやって集中できなければ意味がありません。
１つ１つ集中してやって、その１つが終わるまでは他のことは何もしないようにしましょう。
そのために、
- メールをとじる
- 電話には基本出ない
- いらないファイルを閉じる
- 目につく場所にいらない書類を置いておかない
- 周囲に集中するから話しかけないようお願いする
これだけやっておきましょう。
緊急の電話はどうするの？
例えば、緊急の場合は２回着信を入れてもらう、他の人に出てもらうなど、工夫しましょう。
無理なものは断る
なんでもかんでも引き受けていたらきりがありません。
それに、引き受けるということは、お願いしてきた相手の成長のチャンスを奪うことになるかもしれません。
本当に自分がすべきことなのか考えて無理なものは断りましょう。
上司からの依頼で断りづらい場合は？
上司に「わかりました。私の手持ちはこんな状況ですが、どちらをすればいいですか？」と聞きましょう。
そうすれば上司が「優先順位をつけてあなたに依頼する」か「別の人に依頼する」か判断してくれます。
残業することを頭から消す
締め切りを先延ばしにすると集中できません。
「定時まであと２時間！それまでに片づける！」という気持ちが高い集中力を生みます。
残業ありきでは集中できるものも集中できません。
これについては、アフターファイブに予定を入れるのがオススメです。
帰らざるを得ないので強制的に集中できます。
完璧でなくていい
パーフェクトは無理です。
上司とあなたは別の人間なので、確実に修正が入ります。
なのにこだわりきるのは時間のムダです。
７割くらいにとどめるようにしましょう。
３．まとめ
仕事が終わらないのは、集中してやれていないからです。
シンプルに、集中して１つ１つ片づけていけば仕事は終わります。
山のように仕事があってヤバいというのはよくわかります。
だからこそ、まずは３つに絞って、他のことをせず１つ１つ集中することが大事です。
さあ、明日から「絞り込み」と「集中」しましょう！
仕事が終わらないのは、集中してやれていないからです。
シンプルに、集中して１つ１つ片づけていけば仕事は終わります。
山のように仕事があってヤバいというのはよくわかります。
だからこそ、まずは３つに絞って、他のことをせず１つ１つ集中することが大事です。
さあ、明日から「絞り込み」と「集中」しましょう！