こんにちは、リョータです。
「うまく伝わらない‥‥」
資料を一生懸命説明しても、相手の頭に「？」が見える時がありますよね。
結構ツラいやつです。
同じ資料でも、説明が上手い人と下手な人とで、相手への伝わり度合いが全然違います。
そこで今回は、相手に伝わる資料説明をするコツを紹介です。
- 相手を納得させたい
- 満足のいく説明ができるようになりたい
- 提案を通してスムーズに仕事を進めたい
という方はぜひ。
この記事を読めば、相手に伝わる資料説明のコツを掴めますよ。
１．伝えるための３つの事前準備
誰に伝えたいかをイメージ
まずは、資料を伝えたい相手が誰かをできるだけ具体的にイメージしましょう。
できれば特定の個人まで。
なぜなら、説明の仕方が変わってくるからです。
例えば、相手が細かい上司の時。
ざっくりとしたことだけではなく、細部まで説明する必要があります。
例えば、相手が小学生の時。
難しい単語を一切使わず、とにかくわかりやすく説明する必要があります。
このように、相手によって説明の仕方が変わるので、誰に説明するのかを具体的にイメージしましょう。
資料のポイントを確認
この資料で何を伝えたいか、ポイントを確認しましょう。
なぜなら、全ては頭に入らないからです。
結局のところ、聞く相手も人間。
覚えていられる量には限度があります。
なので、ピンポイントで「これは」ということを相手の頭に刻まないといけません。
そのために、資料のポイントを確認しましょう。
キーワードを決める
ポイントを確認したら、キーワードを決めましょう。
キーワードを決めることで、より相手の頭に刻み込むことができます。
例えば、新しいシステムを導入することで、人件費を30％削減できる場合。
「人件費を減らせます」「効率化できます」と言うよりも、「人件費30％削減です」と同じ言葉を何度も言った方が頭に入るのです。
言い方を変えるのではなく、ポイントをキーワードにしましょう。
２．「伝わる」資料説明の７つのコツ
ゆっくり話す
説明は、テンポ良く話すと聞きやすいです。
だからこそ、ゆっくり話すことを意識しましょう。
なぜなら、緊張すると無意識に早口になるからです。
早口だと、聞き取りにくくなるうえ、焦っているように聞こえるので印象が悪いです。
堂々と話しているように聞こえるよう、気持ち、ゆっくり喋るくらいがちょうどいいのです。
まずは何の話をするか宣言する
報告、提案、相談と、説明にも色々ありますが、最初に何の話をするのかを宣言しましょう。
なぜなら、聞くための心構えができるからです。
例えば、単なる報告なのに、いきなり長々と本題に入った場合。
相手からすれば「何か返事をしないと！」と思い一生懸命聞いていたのに、「以上、報告です。」で終わるとガックリ。
このように、いきなり本題に入ってしまうと、相手は「何の話だ？」「どこがポイントなんだ？」「何を求められているんだ？」とずっと考えるハメに。
すると、話の中身よりもストレスの方が上回ってしまい、中々頭に入らないのです。
最初に、何の話をするのか宣言し、相手に心構えをしてもらいましょう。
結論から話す
何の話をするか宣言した後は、結論から話ましょう。
なぜなら、分かりやすいからです。
これは、先に紹介した「まずは何の話かする」と同じ。
結論が後ににくると、「ポイントはなんだろう？」とずっと考えるハメになるので、ストレスが溜まるんです。
最初に結論を言えば、「どうしてこんな結論になったのだろう？」と、これから話す理由に身が入ります。
また、脱線せずにスムーズに話の流れを作ることができるので、より短い時間で説明を終わらせることができます。
結論から話しましょう。
相手のリアクションを見る
相手のリアクションを見て、理解しているか？引っかかったところがないかなどを確認しましょう。
なぜなら、途中で引っかかってしまうと、その後の説明がすんなりと頭に入らないからです。
僕がよくやるのは、相手の反応を見て「ここ、理解できましたか？」と聞いて、わからないようであればもう一度説明します。
一見、時間がかかっているように見えますが、実はこちらの方がスムーズ。
むしろ、最後まで説明が終わってから同じ説明を繰り返す方が二度手間になってしまいます。
先に、ところを補足しておけば、後になって大きく説明し直しと言うことにはならないのです。
結局のところ、相手を置いてきぼりにした説明など全く意味がありません。
相手のリアクションを見ながら進めましょう。
キーワードを繰り返す
事前準備で決めたキーワードを繰り返し使いましょう。
なぜなら、ポイントを相手の頭に刷り込めるからです。
そもそも、他人は自分が思っているほど覚えてくれません。
自分が大事だと思って一生懸命話したことも、理解してくれないのです。
そこで登場するのがキーワード。
- 効率的
- コスト削減
- お客様満足度アップ
といったキーワードは相手を惹きつけます。
これを繰り返し伝えることで「これがポイントなんだな」ということをしっかりと伝えることができるんです。
キーワードを繰り返しましょう。
相手を見て単語を選ぶ
資料説明をする相手を見て、話す単語を変えましょう。
意外とこれができていない人が多いです。
人はどうしても慣れた言葉を使いたがります。
しかし、あなたにとっての当たり前は、相手にとっての当たり前ではないのです。
同僚相手に説明するのであれば、良く知っている相手なので、通じる単語を使えばOK。
ただ、全く専門用語の分からない相手であれば、わかるように噛み砕いて説明しないと伝わりません。
相手がどこまで知識があるのか分からなければ「〇〇はご存知ですか？」と確認しながら進めればスムーズに説明できますよ。
時間を意識する
説明にかかる時間を意識しましょう。
なぜなら、意識しないと伝えたいことを伝えきれないからです。
資料を説明する時は、相手から時間をいただいている状態。
時間無制限ということは、まずありません。
であれば、決められた時間内に説明しなければなりません。
いくらうまく表現しようとも、時間内に終わらせなければ、伝えきれないのです。
また、時間ギリギリもＮＧ。
時間ギリギリになってしまうと、最後の方が雑になってしまい、うまく伝えられないからです。
また、質問の時間も取れなくて理解が深まりません。
時間内にまとめる。
これが、伝えきるためにかなり重要です。
３．資料説明でやってはいけないこと
沈黙を恐れる
説明後におとずれる沈黙。
怖いですよね。
でもダメですよ、ここで喋っちゃ。
なぜなら、相手は考えている最中だからです。
ムリに遮るのは逆効果。
更には、いらない情報を伝えて墓穴を掘る可能性も。
沈黙を恐れず、じっと我慢しましょう。
根拠のない「大丈夫です」
相手から何か聞かれたとき。
ベストは全て答えきること。
けれど、即答できない場合がありますよね？
言い切りたいから！と、根拠もないのに「大丈夫です」は絶対ダメです。
なぜなら、リスクが高いから。
もし、「回答が間違っていた」「根拠を示せない」「テンパる」と不信感を抱かれます。
すると、せっかく順調に進んでいた説明もパーに。
ここは素直に「調べてからお答えします」の方が印象がいいです。
４．まとめ
ではおさらいです。
まず、事前準備は、次の３つです。
実際に資料説明をする時のコツは、次の７つです。
これらは、知識だけでは身に付きません。
ぜひ、実践して上手く説明できるようになってくださいね。