こんにちは、リョータです。
仕事をしていれば、相手に説明する機会はたくさんあります。
そんな中で、
- 相手にうまく伝わっていない
- うまくしゃべれない
- 「何言ってるかわからない」と言われる
などなど、「うまく説明できない！」なんてことありませんか？
僕も、かつてはよくありました。
自分では一生懸命説明するんですが、
「なんかうまく伝わらない」
「手ごたえを感じない」
「自分が何を言っているのかわからなくなる」。
なんてことも。
しかし、様々な本を読んだり、説明がうまい人をよく見て真似したりすることで、段々うまく説明できるようになり、
「あなたの説明はわかりやすいね」
「スーッと頭に入ってきたわ」
と言われるようになりました。
今回は、そんな僕の経験をもとに、説明がうまくなるコツを紹介します。
ぜひ実践して「うまく説明できない！」から卒業しましょう！
１．なぜうまく説明できないのか？
うまく説明できない人には特徴があります。
あなたはやってしまっていませんか？
何の説明なのか最後にならないとわからない
いきなり本題に入って、最後に結論を言っていませんか？
それだと聞いている側としては、心構えができません。
心構えができていないと、なかなか話が頭に入ってきませんし「何の説明だ？」と考え続けないといけないのでしんどいです。
相手のことを考えていない
自分が話すことに一生懸命になるあまり、相手を置いてけぼりにしていませんか？
そういう人は、まず目線を相手を向けていません。
見ているのは自分の手元の資料だけ。
これでは相手が理解しているかもわかりません。
また、自分と同じ理解だと思って話していませんか？
あなたが当たり前に話している言葉・単語でも、相手からすればなじみのない言葉であるということがあります。
主語がない
日本語の基本ですね。
これが抜けると何言っているかわかりません。
例えば
「こうすれば解消されます。」だけですと「何が解消されるの？」となりますし、
複数人いる場で「じゃあ資料を配っておいてください。」と言われても「誰が配るの？」となります。
言葉足らずは、いらない部分で相手に考えさせてしまうので最悪です。
事実と想像を混ぜてに話す
「売り上げが落ちてきています。おそらく少子化の影響だと思います。」
売り上げが落ちているのは「事実」ですが少子化の影響というのは単なる「想像」ですよね？
根拠のない想像を混ぜてしまうと、途端に胡散臭くなってしまいます。
２．スーッと頭に入る説明をする５のコツ
最初に何の説明か話す
まず最初に
- 説明する目的
- 説明した後にとって欲しい行動
を簡単に言ってしまいましょう。
先に言うことで、相手は説明を受け入れる準備ができるので、スーッと説明が頭に入るようになります。
参加者がわかる単語しか使わない
小学生相手に「アジェンダ」や「エビデンス」といったビジネス用語を言ってもわかりません。
普段使っている言葉は、相手からすれば「知らない」なんてよくあることです。
通じない言葉を使われると説明が全然頭に入らなくなってしまいます。
相手が小学生なら「アジェンダ」ではなく「議題」、「エビデンス」ではなく「証拠」と言いかえればいいだけです。
相手を見て通じる言葉を選びましょう。
相手の反応を見ながら話す
相手の反応を見つつ話すようにしましょう。
相手を見ていると頷いたり、唸っていたり様々な反応をしているのがわかります。
それを見て、もっと詳しく話そうとか考えることができます。
また、紙で説明しているのであれば、本当に相手がついてきているのか、別のページを見ていないかなどを確認しながら進められます。
なので、目線を相手に向け、反応を見ながら話しましょう。
最初は難しいかもしれませんが、とても大事なことですよ。
主語を明確にする
「人手不足が解消されます。」
「Ａさんは資料を配っておいてください。」
と言った具合に「〇〇が」「〇〇は」をハッキリ言いましょう。
これを言うことで、具体的に伝えることができます。
逆に言わなかったら何も伝わりません。
必ず主語をつけるようにしましょう。
事実をベースに話す
あなたが確実に自信を持って言えるのは「事実」だけです。
事実以外は、個人の感覚・感想・想像になってしまうので、イマイチ信憑性に欠けてしまいます。
相手に「本当に？」って思われると理解してもらえません。
「事実」をベースに話すようにして、求められたときだけ感覚を言うようにしましょう。
３．さいごに
一番大事なことは、場数を踏むことです。
うまく説明できるようになるには、常にどうしたらうまくいくか工夫しながら場数を踏むしかないんです。
これらを実践して「うまく説明できない！」から卒業しましょう！