こんちには、リョータです。
- 日々山ほど仕事が舞い込んでくる
- うまくさばけなくて「てんやわんや」
- だけどあの人はうまく回して早く帰っているなぁ
どの職場にもいますよねそんなデキる人。
その人たちは、全て完璧にこなしているわけではありません。
うまーく手を抜いて、大事なところだけ力を入れて成果を上げています。
じゃあどうやって手を抜けばいいのか？
今回は、仕事でうまく手抜きする方法を解説します。
１．仕事で手抜きするときの判断ポイントは？
①社外向けか社内向けか
社外のお客さま向けでは資料ひとつとっても一言一句言葉を選びながら作らないといけないので、なかなか手を抜けません。
しかし、社内、例えば上司や同僚相手であれば、そこまでしなくても大丈夫です。
言っている内容・数字が合っていれば大体大丈夫です。
②重要なのか軽いのか
重要なものほど当然手は抜けません。
ただし、重要度が低くて軽いものは全力でやる必要はありません。
いかにさっさと終わらせるかです。
③納期が長いのか短いのか
納期が長いものは、それだけ難しく、かつ、クオリティを求められていることが多いです。
逆に短いものは、簡単なもの、そしてそれなりのクオリティでいいものです。
④求められているクオリティを確認する
①～③はひとつの目安になりますが、絶対ではありません。
納期がめちゃくちゃ短いけれども求められるクオリティが高かったり、社内向けだけれども重要なものだったりというものはあります。
自分は逆に、しっかり資料を作って上司に説明して「ここまで作ったの？メールで十分だったんだけどね」と言われショックを受けてことがあります。
仕事を依頼されるときに、必ず「どれくらいのクオリティが必要か」を確認しましょう。
例えば、
- Ａ４用紙１枚でわかりやすく→クオリティ高
- パワポ１枚で要点を抑えて→クオリティ高
- メールで報告→クオリティ低
- 手書きでもいいから簡単に→クオリティ低
等々、指示をもらえます。
低いクオリティでいいものは手抜きチャンスです。
２．具体的にはどんな仕事で手を抜ける？
資料作り
・たたき台資料
資料は、ざっと大まかに作ってそこから磨き上げていく方が効率がいいです。
なぜなら、ほぼ確実に上司から指摘が入るからです。
直すことがほぼ確実なものに全力を注ぐ必要はありません。
まずは３割程度です。
・社内資料の見栄え・体裁
字のフォント、行間、図のクオリティ、グラフの見やすさ、パワポだったらアニメーション等々、こだわりポイントは無数にあります。
しかし、社内の説明資料で本当にそこまで必要ですか？
大抵そこまでいらないです。
内容に力を入れましょう。
メール
・返事のタイミング
あなたは、メールが来たら５分以内に返さないといけないと思っていませんか？
そんな必要はありません。
むしろ、そんな緊急性があるものは電話がかかってきます。
大体がその日中に返事をすれば十分なので、時間を決めてまとめてチェックで大丈夫です。
内容を考える必要があってすぐに回答できない場合は、「いついつまでに回答します」と返しておけば十分です。
・メール本文の内容
丁寧にしようとするあまり時間をかけていませんか？
自分の場合は、
ここは「大至急」という表現にしようか。でも強いから「急いでいただけると・・・」にしようか。
なんて割とどうでもいいことに時間をかけたりしちゃうことがあります。
確かに丁寧さは必要ですが、大事なのは「内容」です。
簡潔に「どういう理由で」「いつまでに」「何をしてほしいか」を伝えることに力を入れましょう。
点検・ダブルチェック
基本的に全部チェックするのはやめましょう。
どうしても漏れが出てしまいます。
それなら、確実に間違っていたらいけない所を決めておき、そこをチェックするようにしましょう。
３．試しに少し手抜きしてみる
いきなり一気に手を抜こうとすると失敗しがちです。
なぜなら手を抜き過ぎてしまうからです。
そうではなくて、試しに「少し」手を抜いてみて様子を見ましょう。
そうやって、ちょっとずつ「ここは手を抜いても大丈夫だな」「これはしっかりしないといけない所だ」というのを見つけましょう。
４．さいごに
さて、ここまで手の抜き方を解説しましたが、勘違いしてはいけません。
・手を抜く＝雑にすることではない
・手を抜く＝メリハリをつけること
・手を抜く＝大事なことに力を入れる
・手を抜く＝常に全力ではない
大事なのはエネルギーの配分です。
あなたもうまく手を抜いて成果を上げましょう！
①社外向けか社内向けか
社外のお客さま向けでは資料ひとつとっても一言一句言葉を選びながら作らないといけないので、なかなか手を抜けません。
しかし、社内、例えば上司や同僚相手であれば、そこまでしなくても大丈夫です。
言っている内容・数字が合っていれば大体大丈夫です。
②重要なのか軽いのか
重要なものほど当然手は抜けません。
ただし、重要度が低くて軽いものは全力でやる必要はありません。
いかにさっさと終わらせるかです。
③納期が長いのか短いのか
納期が長いものは、それだけ難しく、かつ、クオリティを求められていることが多いです。
逆に短いものは、簡単なもの、そしてそれなりのクオリティでいいものです。
④求められているクオリティを確認する
①～③はひとつの目安になりますが、絶対ではありません。
納期がめちゃくちゃ短いけれども求められるクオリティが高かったり、社内向けだけれども重要なものだったりというものはあります。
自分は逆に、しっかり資料を作って上司に説明して「ここまで作ったの？メールで十分だったんだけどね」と言われショックを受けてことがあります。
仕事を依頼されるときに、必ず「どれくらいのクオリティが必要か」を確認しましょう。
例えば、
- Ａ４用紙１枚でわかりやすく→クオリティ高
- パワポ１枚で要点を抑えて→クオリティ高
- メールで報告→クオリティ低
- 手書きでもいいから簡単に→クオリティ低
等々、指示をもらえます。
低いクオリティでいいものは手抜きチャンスです。
２．具体的にはどんな仕事で手を抜ける？
資料作り
・たたき台資料
資料は、ざっと大まかに作ってそこから磨き上げていく方が効率がいいです。
なぜなら、ほぼ確実に上司から指摘が入るからです。
直すことがほぼ確実なものに全力を注ぐ必要はありません。
まずは３割程度です。
・社内資料の見栄え・体裁
字のフォント、行間、図のクオリティ、グラフの見やすさ、パワポだったらアニメーション等々、こだわりポイントは無数にあります。
しかし、社内の説明資料で本当にそこまで必要ですか？
大抵そこまでいらないです。
内容に力を入れましょう。
メール
・返事のタイミング
あなたは、メールが来たら５分以内に返さないといけないと思っていませんか？
そんな必要はありません。
むしろ、そんな緊急性があるものは電話がかかってきます。
大体がその日中に返事をすれば十分なので、時間を決めてまとめてチェックで大丈夫です。
内容を考える必要があってすぐに回答できない場合は、「いついつまでに回答します」と返しておけば十分です。
・メール本文の内容
丁寧にしようとするあまり時間をかけていませんか？
自分の場合は、
ここは「大至急」という表現にしようか。でも強いから「急いでいただけると・・・」にしようか。
なんて割とどうでもいいことに時間をかけたりしちゃうことがあります。
確かに丁寧さは必要ですが、大事なのは「内容」です。
簡潔に「どういう理由で」「いつまでに」「何をしてほしいか」を伝えることに力を入れましょう。
点検・ダブルチェック
基本的に全部チェックするのはやめましょう。
どうしても漏れが出てしまいます。
それなら、確実に間違っていたらいけない所を決めておき、そこをチェックするようにしましょう。
３．試しに少し手抜きしてみる
いきなり一気に手を抜こうとすると失敗しがちです。
なぜなら手を抜き過ぎてしまうからです。
そうではなくて、試しに「少し」手を抜いてみて様子を見ましょう。
そうやって、ちょっとずつ「ここは手を抜いても大丈夫だな」「これはしっかりしないといけない所だ」というのを見つけましょう。
４．さいごに
さて、ここまで手の抜き方を解説しましたが、勘違いしてはいけません。
・手を抜く＝雑にすることではない
・手を抜く＝メリハリをつけること
・手を抜く＝大事なことに力を入れる
・手を抜く＝常に全力ではない
大事なのはエネルギーの配分です。
あなたもうまく手を抜いて成果を上げましょう！
資料作り
・たたき台資料
資料は、ざっと大まかに作ってそこから磨き上げていく方が効率がいいです。
なぜなら、ほぼ確実に上司から指摘が入るからです。
直すことがほぼ確実なものに全力を注ぐ必要はありません。
まずは３割程度です。
・社内資料の見栄え・体裁
字のフォント、行間、図のクオリティ、グラフの見やすさ、パワポだったらアニメーション等々、こだわりポイントは無数にあります。
しかし、社内の説明資料で本当にそこまで必要ですか？
大抵そこまでいらないです。
内容に力を入れましょう。
メール
・返事のタイミング
あなたは、メールが来たら５分以内に返さないといけないと思っていませんか？
そんな必要はありません。
むしろ、そんな緊急性があるものは電話がかかってきます。
大体がその日中に返事をすれば十分なので、時間を決めてまとめてチェックで大丈夫です。
内容を考える必要があってすぐに回答できない場合は、「いついつまでに回答します」と返しておけば十分です。
・メール本文の内容
丁寧にしようとするあまり時間をかけていませんか？
自分の場合は、
ここは「大至急」という表現にしようか。でも強いから「急いでいただけると・・・」にしようか。
なんて割とどうでもいいことに時間をかけたりしちゃうことがあります。
確かに丁寧さは必要ですが、大事なのは「内容」です。
簡潔に「どういう理由で」「いつまでに」「何をしてほしいか」を伝えることに力を入れましょう。
点検・ダブルチェック
基本的に全部チェックするのはやめましょう。
どうしても漏れが出てしまいます。
それなら、確実に間違っていたらいけない所を決めておき、そこをチェックするようにしましょう。
３．試しに少し手抜きしてみる
いきなり一気に手を抜こうとすると失敗しがちです。
なぜなら手を抜き過ぎてしまうからです。
そうではなくて、試しに「少し」手を抜いてみて様子を見ましょう。
そうやって、ちょっとずつ「ここは手を抜いても大丈夫だな」「これはしっかりしないといけない所だ」というのを見つけましょう。
４．さいごに
さて、ここまで手の抜き方を解説しましたが、勘違いしてはいけません。
・手を抜く＝雑にすることではない
・手を抜く＝メリハリをつけること
・手を抜く＝大事なことに力を入れる
・手を抜く＝常に全力ではない
大事なのはエネルギーの配分です。
あなたもうまく手を抜いて成果を上げましょう！
いきなり一気に手を抜こうとすると失敗しがちです。
なぜなら手を抜き過ぎてしまうからです。
そうではなくて、試しに「少し」手を抜いてみて様子を見ましょう。
そうやって、ちょっとずつ「ここは手を抜いても大丈夫だな」「これはしっかりしないといけない所だ」というのを見つけましょう。
４．さいごに
さて、ここまで手の抜き方を解説しましたが、勘違いしてはいけません。
・手を抜く＝雑にすることではない
・手を抜く＝メリハリをつけること
・手を抜く＝大事なことに力を入れる
・手を抜く＝常に全力ではない
大事なのはエネルギーの配分です。
あなたもうまく手を抜いて成果を上げましょう！
さて、ここまで手の抜き方を解説しましたが、勘違いしてはいけません。
・手を抜く＝雑にすることではない
・手を抜く＝メリハリをつけること
・手を抜く＝大事なことに力を入れる
・手を抜く＝常に全力ではない
大事なのはエネルギーの配分です。
あなたもうまく手を抜いて成果を上げましょう！