こんにちは、リョータです。
- 会議をスムーズに進めたい
- 卒なく終えたい
- どう役割分担すればうまくいくか知りたい
こう思ってませんか？
今回は、年間700以上の会議をこなす僕が、会議の役割分担について解説します。
これを理解すれば、間違いなく会議をスムーズに進められますよ。
１．最低限覚えておけばいい会議の役割分担は３つ！
会議の役割分担で、最低限覚えておけば良いのは「ファシリテーター」「書記」「雑務」の3つです。
それぞれの役割を詳しく説明していきますね。
ファシリテーター
ファシリテーターとは、司会進行役のことです。
会議の進行の中心になってくるので、かなり重要な役割です。
主な役割としては、
- 会議の進行
- タイムキーパーとして時間の管理
- 発言した人に対して深掘りの質問をして理解を助ける
- 意見を聞くために話を振る
- 出てきた意見をまとめる
といった具合に多岐に渡ります。
書記
書記の役割は、会議で出てきた意見を記録することです。
例えば、
- ホワイトボードに意見を書いて会議出席者の認識を合わせる
- 会議出席者の発言を整理して議事録を作る
といった内容です。
一見簡単そうに見えますが、出てきた意見を皆が分かるように言語化したり、図で表現したりするのは、中々に高度な仕事です。
雑務
雑務の役割は、会議中の雑用を引き受けることです。
例えば、
- 出席者への資料配布
- プロジェクタをつける時の照明調整
- 出欠確認
- WEB会議のマイクやスピーカーの音声確認
といった感じです。
これらは、正直誰でもできる役割です。
しかし、この雑用をおろそかにしていると、地味にストレスが溜まり会議に集中できません。
なので、雑務も重要な役割の一つです。
２．役割分担は必ずするべき
役割分担は、必ずしてください。
なぜなら、会議に集中できるからです。
以前に、僕が30人規模のWEB会議でファシリテーターを務めた時のことです。
その時、同僚も出席していたのですが、役割を決めていませんでした。
WEB会議は、周囲のノイズが入ると非常に邪魔なので、基本ミュートにします。
しかし、出席者の中で、何人かがミュート解除のまま会議を受けてしまってたんです。
注意しようにも、30人規模では誰がミュート解除しているのかがパッとわかりません。
ましてや、進行しながらであればなおのこと。
結局、ノイズ混じりでストレスを感じながら会議を進めました。
僕はこの苦い経験以降、雑務としてミュート解除している人を注意する役割を当てました。
すると、スムーズにストレスなく会議を進めることができました。
このように、複数人で役割分担すると、会議に集中できるんです。
３．役割を分けるべき会議とは？
ここまで、役割分担が大事ということを解説しました。
とは言え、全ての会議で役割分担をキッチリしないといけない訳ではありません。
当然、３、４人くらいの小規模であれば、全部一人で十分です。
では、どういう時に役割分担しておくと良いのか？
人数が５人以上の会議
あくまで目安ですが、5人以上の出席者がいる場合は、役割分担すべきです。
なぜなら、出席者が多いと、一人では対応に時間がかかってしまうからです。
例えば、全員の意見をホワイトボードに書き出すとき。
進行と同時にしてしまうと、書くのが追いつかないですし、進行もままなりません。
このようなことがないように、人数が多い場合は、役割を分担しましょう。
気を使う相手が出席する会議
外部の人や、社内のお偉いさんが出席する会議でも役割分担するべきです。
なぜなら、緊張してうまく回せないからです。
やはり、気を使う相手が出席すると、精神的に負担がかかり疲労が激しくなるのです。
そんな中、複数の役割を果たそうとしても中々うまくいきません。
なので、役割分担していきましょう。
４．まとめ
今回は、会議の役割分担を解説しました。
最低限覚えておけば良いのは、「ファシリテーター」「書記」「雑務」の3つです。
仮に小さい会議で、全て1人でこなすとしても、役割をきちんと理解していた方が、会議をスムーズに進められます。
ぜひ、役割分担してくださいね。