スケジュール管理できない！？「デキる」人になる７つのコツ

こんにちは、リョータです。

「いつも期限を過ぎてしまう。」
「どうやってスケジュール管理をすればいいかわからない。」
「仕事に追われる。」

最初はわからないですよね。

今回は、会社員として必須のスキルであるスケジュール管理について解説します。

スケジュール管理を身につけることで、辛い思いからも解放されます。

なぜか？

それは、自分で仕事をコントロールできているからです。
人間は、他人から急かされると辛いと感じます。
自分で管理できれば、他人から急かされるとこともありませんし、全然辛いと思うことなんてありません。

あなたも、スケジュール管理「デキる」人になって追われる仕事から抜けませんか？

１．スケジュール管理できていない人の特徴

スケジュール管理できていない人は、次のどれか、またはいくつも該当します。
あなたはどうですか？

仕事に優先順位をつけていない

手元に来たものや解決しやすいものを次々やっているだけでは、仕事は終わりません。
重いものが残ります。

自分がどれだけ仕事を持っているか把握していない

どんな仕事をどれだけ持っているか正確に把握しなければ、それを片付ける作戦が立てれません。

案件ごとのやるべきことを把握していない

目的地までの道のり・手段を調べずに移動しているようなものです。
それでは遠回りかもしれないし、そもそもたどり着けないかもしれません。

上司に共有していない

上司に報告しなければ、上司は適切なアドバイスができません。
また、量が多く何人かで取り掛かる必要があったとしても判断できません。

２．スケジュール管理「できない」から「デキる」人になる７つのコツ

①すべて書き出す

デキる人は、すべて「見える化」し、何をいつまでにやらないといけないか把握しています。
まずは、やらないといけないことをすべて書き出しましょう。
紙でもExcelでもなんでも大丈夫です。
同時に期限を書きましょう。その際には

• 今日中
• 今週中
• 今月中
• 〇月まで

を意識して書きましょう。

②重要度と納期で優先順位をつける

簡単だけれども今日中のもの、重要だけれども何か月も先であるものなどなど、色々あります。
前者は優先順位「高」、後者は優先順位「低」です。
このように、日々やる仕事に優先順位をつけましょう。

③案件ごとに細かく工程を区切る

簡単ですぐ片付く仕事はいいのですが、重要で中長期に渡る案件は、必ず細かく工程を区切りましょう。

例えば「3カ月以内に〇〇業務マニュアルを作って」と指示を受けたとします。
スケジュール管理できない人は、ここで「３カ月あるから後回しでいいな」となりますが、それではぎりぎりになるか終わらないのが目に見えています。
まずは、どのような工程があるか、できるだけ細かく洗い出す作業をすぐ取り掛かりましょう。
そして工程ごとに期限を区切りましょう。
このとき、

• 工程の後ろから洗い出す
• 余裕を持たせる

のがコツです。

【工程例】

④上司にフィードバックしてもらう

いったんスケジュールを決めたら、上司にフィードバックをもらいましょう。
経験豊富な上司です。自分が見落としていることも多く気付くでしょう。
フィードバックの結果も盛り込んでスケジュールを組みましょう。

⑤重要案件ほど早めに手をつけてみる

優先順位「高」で簡単な仕事ばかり片づけると、重い仕事ばかり残ってしまいます。
重要な案件は、工程を見積もったとしても、大体が遅れがちになります。
少しでもいいので、まずは手をつけてみて、感触を確かめてみましょう。

⑥定期的に上司に報告する

進捗は定期的に上司に報告しましょう。もちろん、３カ月先の案件を毎日報告する必要はありません。こまめに報告することで、上司は軌道修正の判断も早めにできますし、必要と判断すれば他の担当者を応援として手配してくれるかもしれません。

⑦継続する

当然ですが、一回で終わりではありません。
日々のスケジュールは、毎朝確認しましょう。
習慣化が大事です。

３．まとめ

スケジュール管理は、基本ですが、同時に奥義です。
真にデキる人は、ここがしっかりしています。

人間は、他人から急かされると辛いと感じます。

あなたも自分でコントロールして、追われる仕事から抜け出しましょう！