こんにちは、リョータです。
ビジネスマンであれば誰でもやっている会議。
- いつも予定時間を超えてしまう
- ダラダラ長い
- 脱線につぐ脱線
- この時間で他の仕事終わらせたいな
こんなことありませんか？
僕も、年間700回以上会議をしているので正直よくあります。
会議は人を拘束するので、有益にしないとダメですよね。
仮に、毎日会議している人がいたとして、１回15分伸びたとします。
すると、なんと年間63時間もロスしていることになります。
とんでもないですよね。
そこで今回は、そんなダラダラ長引く会議を短くする方法を解説します。
１．会議が長くなる原因
まずは、会議が長くなる原因です。
これらは、ついついやりがちですよね。
当てはまっていませんか？
何をするのか明確じゃない
この会議で「何をしたいか」「何を決めたいか」が明確になっていないと、あやふやに終わっていきます。
話し合いをしても、あっちに行ったりこっちに行ったり脱線するだけです。
メンバーが会議内容を事前に理解していない
参加しているメンバーが会議内容を理解していないと、「会議の頭」になるまでに時間がかかります。
そうすると、良い意見がで始めるのにも時間がかかりますし、核心にせまる良い意見が出ません。
時間を管理している人がいない
時計を見ず、時間を気にせずに会議をすると、「いつのまにか１時間・２時間経っていた！」ってことはざらにあります。
特に白熱するとすぐ時間は経ってしまいます。
遅刻する人がいる
せっかく場を設けても、メンバーが揃わなければスタートが遅れます。
つまり終わりも遅くなります。
人の問題の場合もありますが、遅刻せずにできるようなスケジュールなっているかも大事です。
２．無駄な時間とサヨナラする７つの方法
事前に何の会議をするかハッキリ連絡しておく
ざっくりでも「何について会議するのか」を事前にハッキリ連絡しましょう。
なぜなら、会議を始めるときに「その会議の頭」になっているので、すぐに集中できるからです。
何をするのかわからないまま始めると、最初に趣旨を理解して、そこから考えてという風に時間のロスがでます。
必ず事前にハッキリ連絡しましょう。
数日前に資料を送り読んでもらう
資料があるのであれば、数日前に送り読んでもらいましょう。
そうすることで「ただ読み上げるだけ」の会議は避けられます。
事前に読むヒマがない！
こんなときは、10分でいいので最初に読む時間を作りましょう。
これだけで断然スムーズになります。
何の会議かハッキリさせる【一番大事】
一番大事なのがこれです！
会議の目的はざっくり３種類あります。
| 会議の目的 | 内容 |
| 意思決定したい | ・案件の決裁説明 ・方向性の決定 |
| 意見出しをしたい | ・いろんな目線でのアイディアを出し合いたい ・作ったものに意見をもらいたい |
| 情報を共有したい | ・スケジュールの確認 ・トラブル案件の共有 |
意思決定したい！ということであれば
「今日は〇〇を決定します」
と言った感じで最初に会議の目的をハッキリさせ、宣言しましょう。
そうすることでみんながゴールを認識でき、そこに向かって議論することができます。
また、最初に「会議の目的」さえハッキリさせておけば、途中で脱線したとしてもすぐに戻すことができます。
「今日の会議の目的は〇〇なので、その件はまた別に調整させてください」といった具合です。
前の会議と間を空ける
時間にルーズで遅刻してくる人は論外です。
しかし、本当に遅刻せずに来れるようなスケジュールにしていますか？
残念ながら会議が伸びることはよくあります。
それも考えて、前の会議と30分は空けて段取りしておいた方が無難です。
メンバーを絞る
メンバーが多すぎると、意見が出づらくなります。
これだけ人がいるんだから自分はしゃべらなくても大丈夫だよね？
と思ってしまうんですよね。
必要最小限に絞ってやりましょう。
タイムキーパーをする
短く終わらせるには時間配分が大事です。
最初にこの件は○分で、次の件は○分でと宣言しましょう。
そうすることで、みんなが時間を意識して話すようになります。
そして、残り何分なのか管理して都度言うことで更に時間を意識してやれます。
長い時間設定をしない
会議時間は短めにしましょう。
なぜなら最初から長いと時間いっぱい使いたくなるからです。
「早めに終わると思いますが一応長めにとっておきました」
と言って早く終わるのは幻想です。
短い時間設定でこそ短く終わらせようとするものです。
３．まとめ
人によっては毎日ある会議。
ダラダラするのは本当にもったいないです。
今回紹介した７つの方法
実践して生産性を上げましょう！