こんにちは、リョータです。
「資料を作らなきゃいけない！」
けれど、
- 何からすればいいのかわからない
- 筆が進まない（おそらくＰＣだとは思いますが）
- 作ってみたものの、上司からの手戻りが多い
ということ、ありますよね。
僕も、以前は資料作りがとても苦手で、一つ作るのに絶望的に時間がかかっていました。
なので、気持ちがとてもよくわかります。
「これじゃダメだ！」と、これから紹介することを意識して資料を作るようになったところ、劇的に資料作りが早くなりました！
あなたが務めている会社のやり方や、誰向けの資料かによって表現は違いますが、進め方は一緒。
この記事のことを実践すれば、資料作りが圧倒的に早くなること間違いなしです！
１．資料作りが遅い人の特徴
資料作りが遅い人には、共通する特徴があります。
それが次の特徴です。
- 白紙からいきなり資料を作り出す
- 資料が完成してもいまいち何を言いたいかわからない
- 一字一句、すみずみまで完璧を求める
- 上司からの手戻りが多い
あなたは、あてはまっていませんか？
チェックしてみてくださいね。
２．資料作りが圧倒的に早くなる４つの手順
最初にするべきことから完成までの流れを解説します。
このやり方をすることで、圧倒的に早くなりますよ。
step
1目的を明確化する
まずは、目的を明確化させましょう。
これが一番大事です。
資料の目的があいまいだと、「結局何を伝えたいのかわからない資料」となってしまうので、最初にしっかり、はっきり決めてください。
具体的には、
- どこの誰に向けた資料なのか
- こちらは何を伝えたいのか
- 伝えた結果、相手にどう動いてほしいのか
といったことです。
上司から資料作りを指示された場合は、できるだけ具体的に、細かいところまで確認しましょう。
なぜなら、上司の想いとズレていると、後で手戻りが多くなってしまうからです。
上司は、指示した段階ではかなりざっくりのイメージだけの場合が多いです。
最初にしっかりコミュニケーションをとっておくことで、手戻りがかなり減りますよ。
まずは、「目的の明確化」です。
step
2全体の構成を考える
大まかな、全体の構成（ストーリー）を考えましょう。
例えば、仕事の効率を上げるために新しいシステムを導入したい時の上司へのプレゼン。
- 社員の時間外労働が多い
- 主な要因は、○○業務
- 新しいシステムを導入し効率化を図りたい
- 新しいシステムの仕組みはこうで、○○時間削減の効果
- 社員の人件費と比べて効果大
- スケジュール
と、こんな感じで、伝えたい大枠を考えていくイメージです。
先に全体の構成を考えることで、最後までブレない資料を作れます。
これは設計書を作るイメージ。
家を建てる時、何の設計書もなく、建てながら考える大工さんはいないですよね？
資料作りも同じです。
いきなり始めるのではなく、まずはどんな資料にするかストーリーを考え目次を書き出してみましょう。
step
3各項目の内容をざっくり考える
内容を少しかみ砕いてざっくりと書きましょう。
あくまで設計書のメモ書き段階なので、箇条書きでもなんでもＯＫ。
先の例えで言うと、
- 「社員の時間外労働が多い」には、人数と時間を入れよう
- 「新しいシステムの仕組みはこうで、○○時間削減の効果」には、他社の導入実績を入れてみよう
- 「社員の人件費と比べて効果大」には、何年で元を取れるか入れよう
と言った具合です。
書き出しが終わったら、全体を眺めてみて、最初に決めた目的に沿っていいるかチェック。
「この内容もいるな。ここは同じことを言っているからいらないな。」と添削しましょう。
step
4資料を作り始める
ここまでくれば、あとは肉付けするだけです。
考えた項目に、文章を入れていきましょう。
文字ばかりだと読み手は大変です。
理解しやすいように、表にしたり、図を入れたりして見やすくしましょう。
大事なのは、相手に伝わる資料です。
相手目線で作っていきましょう。
３．資料作りを早くする３つのコツ
完璧を諦める
「ここはこの色の方がいいな。」「この表現のほうがいいか？」といった、完璧は諦めましょう。
なぜなら、時間をかけて「これで完璧！」と自分で思ったことでも、上司から修正の指摘があるかもしれないからです。
目指すは70点です。
後はトークでカバーと割り切ることも大事です。
細かく上司への報告
上司には細かく報告しフィードバックしてもらいましょう。
理由としては、
- 早い段階からフィードバックしてもらうことで、大きな手直しを減らすことができる
- 上司は、部下の進捗状況がわかるので、安心する
からです。
まずは、ステップ２：全体の構成作った段階で一度報告しましよう。
その後は、適宜報告です。
資料をテンプレート化
資料は、大体どんなテーマでも大体構成が似てきます。
説明資料はこの流れ、報告資料はこの流れといった具合に「テンプレート」を決めておくことで、資料作りにかかる時間を圧倒的に減らせます。
また、先に資料のフォーマット（様式）を作っておくのも、後々かなり楽です。
とはいえ、自分で１から考えるのはとても時間がかかります。
そこで、これまで先輩や上司が作ってきた資料をテンプレートとして使ってみましょう。
そして、それを自分なりにアレンジして、「自分のテンプレート」を作りましょう。
資料の作り方については、オススメな本があります。
この本を読めば、資料作りが一気にはかどりますよ。
こちらの記事で紹介しているので、よければどうぞ。
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４．それでも速くならない・・・という人へ
やっぱり何をしていいかわからない場合
素直にわからない旨上司に相談しましょう。
そして「目次」を一緒に作りましょう。
上司も進捗がわかるし、どこで悩んでいるかわかるので、うじうじ悩んでずっと持っているよりは全然ＯＫです。
なかなか手を付けれない人へ
手を付けられない理由は、先が見えないからです。
人間は、「どこまでやればいいんだ？」という状態だと、なかなかやる気が出ないものです。
ここでの解決策は「とりあえず手を付ける」です。
最初はやる気がなかったけれど、やり始めたら何時間も没頭していた。
あなたも、こんな経験ありませんか？
つまりは、やり始めさえすれば、勢いに乗るんです。
人間とりあえず手を付け始めると、意外と進みますし、ゴールも見えてきます。
「少し手を付けてみようかな？｝くらいの軽い気持ちで、とりあえず手を付けましょう。
５．さいごに
慣れないうちの資料作りは地獄です。
ですが、この記事を読んだあなたは、既にコツをつかみつつあります。
もし、途中止まってしまったら、初心にかえり「目的を思い出す」ところから始めましょう。
ではでは。
資料作りで固まっているあなた。
これから作ろうというあなた。
手を動かし始めましょう！