伝え方が下手すぎ！「伝わらない」を「伝わる」に変える６つのコツ

こんにちは、リョータです。

仕事で、上司や同僚に話して伝えるっていうのは日常茶飯事。

けれど

「うまく伝わらない、、、」

ってことありますよね。

そこで今回は、

といった悩みを抱えているあなたへ、「伝わらない」が「伝わる」に変わるコツを伝授します。

これを意識すれば、すぐに改善できますよ。

リョータ

ぜひ、意識してくださいね！

１．伝え方が下手な人がやってしまっているＮＧなやり方

まずは、伝え方が下手な人がやってしまっていることを紹介です。

あなたは、やってないかチェックしてくださいね。

圧倒的に言葉が足りない

伝え方が下手な人は、圧倒的に主語や具体的な言葉が足りてません。

主語とは、「〇〇は」や「〇〇が」といった、話の主役を指す言葉のことです。

主役となる言葉がないと、本当に何の話をしているのかわかりません。

「あの件、あっちと話した？」

これは、僕の同僚の口ぐせです。

何のことを言ってんのか分からないですよね。

これに対して、僕は「いや、どれの話ですか？」といつも聞き返します。

圧倒的に言葉が足りてない例でした。

伝わらない表現を使っている

仕事ではあるあるなのですが、その業界では常識だけれども、世間では馴染みのない独特の言葉があります。

同じように、ビジネス用語も伝わらない人には伝わりません。

先日、会議で黙っていた後輩が、会議後にこっそりやってきました。

そしてひと言

「エビデンスってなんですか？」

使い慣れない人からしたら、ビジネス用語はサッパリ分からないんですよね。

しかも、「わからない」と言える人は中々に少ない。

このように、伝わらない表現を使っている可能性があります。

ちなみに、こちらの記事で、ビジネス用語を解説しているので、参考にどうぞ。

聞きにくい話し方をしている

早口で話したり、声が小さかったりするパターンです。

そもそも聞き取りづらければ、話が頭に入ってきません。

僕だったら、

「あぁ、この人は伝える気がないんだな」

と思ってしまいます。

話にまとまりがない

話があっちに行ったり、こっちに行ったり。
過程をすっ飛ばして、また最初に戻る。
そして、ごちゃごちゃに。

といったパターンです。

これが雑談であれば、ある程度ごちゃごちゃしてもＯＫ。

しかし、ビジネスの場ではＮＧです。

なぜなら、その時間、費用（給料）が発生しているからです。

なので、いかに正確に短い時間で伝えられるかが重要になってきます。

話がごちゃごちゃすると、受け手が混乱して理解に時間がかかってしまいます。

求められていない話をしてしまう

意外と多いのがこれです。

以前に実際にあったことです。

職場のとある機械が壊れました。

そこで、僕はメーカーさんに聞きました。

「これは直るんでしょうか？」

すると、

「大丈夫ですよ。
ここに○○っていう部品が４つあるんですが、そのうちの１つがダメになってました。
そのせいで、こちらの部品にも影響が出てしまったようです。
この現象、専門用語で○○というんですけれど、稀に起きるんですよね。
こちらの○○っていう部品ならよく壊れるんですが。
こちらの部品、ここに留め具があるんですが、これを外すと・・・」

と、怒涛の説明ラッシュ。

・・・長い。長過ぎます。

正直、そこまでは求めていなくて、まずは直るか直らないかで十分でした。

気になったら、仕組みを質問することはありますが、ここまでの専門的な話は聞きたくなかったんですよね。

ここまで話が難解になると、本当に聞きたかった「直るのか直らないのか」がわからなくなります。

もちろん、詳しく聞きたいという人からすればありがたい話なんですが、僕はそこまで込み入った話はいらないタイプです。

このように、求められてもいない話をしてしまう人が、意外と多いのです。

２．ＮＧなやり方をやってしまう理由

では、なぜＮＧな伝え方をしてしまうのか？を解説しますね。

リアクションを見ていないから

伝え方が下手な人は、相手のリアクションを見ながら話していません。

相手のリアクションを見るのは、コミュニケーションをするうえでめちゃくちゃ大事なこと。

なぜなら、相手の理解によって、話す「量」や「深さ」を変える必要があるからです。

あまり理解できなかったようであれば、詳しく話す。

逆に、元々知識があって、理解が深いようであれば、簡単に話して先に進む。

このように、よりスムーズに相手に理解してもらうためには、力を入れたり抜いたり話をする必要があります。

そして、そのためにリアクションを見るのは必須なのです。

これができていないと、相手を置いてけぼりにして話しをすることになります。

相手が全て同じ能力だと思っているから

伝え方が下手な人は、皆が皆、同じ性格・同じ能力だと思っている節があります。

もちろん、ホントは人によって能力が違うし、性格も違う。受け止め方も違う。

なので、本来は相手によって伝え方を変えないといけないです。

しかし、伝え方は同じになってしまっている。

それは、相手が全て同じ能力だと思ってしまっているからです。

基準が自分だから

伝え方が下手な人は、自分基準であることが多いです。

この考えでは足りない。

ビジネスパーソンとしては、「相手だったら」で考えないといけません。

なぜなら、相手と自分は性格も能力も違うからです。

相手が求めているものを考えていないから

伝え方が下手な人は、相手が何を求めているのかを考えていません。

例えば、相手が「商品の価格」を重視しているのに対して、「商品の性能」で推すといったことです。

当然、「性能なんて二の次なのに」と思っている相手には響かないのです。

また、人の性格によって響く言葉が違います。

人は、「希望型」と「慎重型」という２種類の性格に分かれます。

「希望型」は、「頑丈ですよー」といったポジティブな言葉が響くタイプ。

「慎重型」は「壊れませんよー」といったリスクを回避できる言葉が響くタイプ。

このように、人によって求めている内容と言葉が違うのですが、それを考えられていないのです。

準備をしていないから

伝え方が下手な人ほど、準備を怠ります。

このようなことを考えていないんですよね。

なので、話がグダグダになってしまい伝わらないんです。

よっぽど頭の回転が速く、慣れている人でもなければ、準備なしで伝えるのは難しいです。

３．すぐ改善する６つのコツ

ポイントを明確にする

ポイントを絞って明確にします。

例えば、商品のメリットを伝えたいとき。

「この商品には100のメリットがあります。」
「この商品のメリットは３つです。」

後者の方が、気になりますよね？

逆に100個は、多過ぎて聞く気が起きませんし、結局どれが最もいいのかよくわかりません。

このように、多過ぎる選択肢は、相手を遠ざけてしまいます。

なので、これだというポイントを絞って伝えるのが効果的です。

先に結論、後に理由を言う

仕事で話す時は、まず「結論」、次に理由を言いましょう。

なぜなら、仕事で相手が求めているのは、「結局どうなのか」ということだからです。

逆に、先に延々と理由を言われた場合、「結局どうなんだ？」と気になり続けるので、中々のストレスを感じます。

先に結論を言われれば、後は理由を聞くだけ。

結論が先の方が、聞くストレスは少ないですし、「結論」に至った「理由」も頭に入りやすくなります。

最初にズバッと言ってしまいましょう。

相手のリアクションを見る

伝える時は、相手の理解レベルに合わせないとダメです。

これを無視するのは、小学生に大学の講義内容を伝えるようなもの。

つまりはちんぷんかんぷんです。

そこで、相手のリアクションです。

理解できてる時は、うなずきや相槌が多く、理解できていない時は、反応が薄いです。

どっちとも取れない場合は、「ここまで大丈夫ですか？」と確認もしましょう。

理解できていない時は、割とカチコチに固まっています。

他にも、眉間にすごい皺が寄っていたり、頭を抱えていたりします。

なので、伝える時は、よく相手を観察するのが大事です。

相手によって伝え方を変えてみる

相手は人で、人によって性格が違います。

ざっくりとしたことだけでいい人もいれば、とても細かいところまで聞きたい人もいる。

ポジティブな言葉が好きな人もいれば、リスクを回避する言葉が好きな人もいる。

例えば、僕には２人の上司がいます。

１人は、細かくて、リスクを気にするタイプ。

１人は、ざっくりで、メリットを気にするタイプ。

なので、２人に説明する時は、それぞれ好みの言葉、内容を強調して伝えるようにしています。

このように、相手によって伝え方を変えないといけません。

ちなみに、伝え方については「伝え方コミュニケーション検定」がめちゃくちゃ勉強になります。
こちらの記事で感想を紹介しているので、よければどうぞ。

話の構成をメモする

簡単でいいので、紙にメモしましょう。
要は台本ですね。

もちろん、話す言葉を一言一句書く必要はないです。

話す項目、流れをメモすればＯＫ。

紙に書くことで、

といったメリットがあります。

もちろん、日常会話ではムリです。

けれど、これから誰かに伝えよう、相談しようというときは、一度立ち止まってメモするのがオススメです。

人から見た自分をイメージする

人から見える自分をイメージしてみましょう。

自分ではもっと低い声と思っていたのに、動画や録音で聞くと全然違う！ってことありますよね。

大抵の人は、「自分が思っている自分」と「相手から見えている自分」にズレがあります。

なので、まずはズレているということを認識しましょう。

そして、客観的に自分を見てください。

新たな発見があるので、改善です。

４．まとめ

今回は、「伝わらない」を「伝わる」に変える６つのコツを紹介しました。

おさらいです。

そして、大事なのは、相手のことを考えることです。

相手の考えずして伝わることはありません。

リョータ

ぜひ、実践してくださいね！