こんにちは、リョータです。
- なんかこの人何言っているかわかんないなぁ
- もちょっと、わかるように話してくれないかなぁ
- 聞いててしんどいなぁ
ってことはありませんか？
仕事ができない人は、正直話し方が下手くそです。
ただ、何が下手くそなのかよくわからないという人も多いはず。
この記事では、話し方を改善するメリットと、仕事ができない人の話し方を解説します。
ぜひ、自分の話し方を見直してみて、できる人になりましょう！
１．改善するメリット
時間を無駄にしない
話し方を改善すればその分早く伝わるので、時間を無駄にしなくてすみます。
例えば、1回10分の話を1日に10回すれば100分です。
これを、1回5分にできれば、1日に50分も時間が浮きます。
月～金にすると、1週間で250分！
なんと、4時間10分も浮くことになります！
これだけあれば、他の仕事に取り組めますし、かなり大きいですよね。
正しく相手に伝わる
話をする中で大事なことは、自分の思いが正確に相手に伝わることです。
例えば、先日、僕の職場で、こんなすれ違いがありました。
事実としては「パソコンが古くなり、変な音がするようになったので取替えたい。」です。
これがなぜか「パソコンを落としてしまい、故障したので取替えたい。」と伝わっていたんです。
まさかの「おと」違いです。
「こんなことないでしょ？」と思われるかもしれませんが実際にあった話です。
改善すれば、こんなすれ違いなく正しく伝わります。
信頼される
わかりやすい話し方をすれば信頼されるようになります。
信頼されれば、あなたの提案が通りやすくなりますし、いい人間関係を築けます。
結局のところ、世の中は「信頼」で成り立っています。
話し方は「信頼」される大きな要素です。
２．仕事ができない人の話し方５選
主語・述語をはっきり言わない
仕事ができない人は、言葉が足りません。
主語と述語がないので、何を言っているのかさっぱりわかりません。
例えば「あの件は、まだです」という言葉。
これだけ聞いても、なんのこと？ってなりますよね。
次に「◆の見積りは、まだです」という言葉。
◆の見積りの話しということはわかりますが、まだ「なんなのか」がわかりません。
今回の場合だと、「◆の見積りは、まだ先方に依頼していません」とか「◆の見積りは、まだ先方から回答がきていません」といった感じで、細かく話さないと伝わりません。
事実と想像をごちゃごちゃに混ぜる
例えば、あなたは上司から「この件、●●課からいつ回答をもらえそう？」と聞かれたとします。
そこで
「たぶん今週中にもらえます。」「前に●●課に聞いたときにそろそろ調べると言っていました。」「たぶん難しい話しなので時間がかかるんじゃないでしょうか。」「向こうの上司が忙しいので、捕まらないのかもしれません。」といった話し方をしてませんか？
これ、ほとんどあなたの想像で、イマイチ信ぴょう性がありません。
この中で事実は「そろそろ調べると言っていた」ことだけです。
事実と想像をごちゃごちゃに混ぜて報告してしまうと、情報の信ぴょう性が落ちてしまいます。
この場合は、「一旦確認します。」と、ことわりを入れて事実を確認してから答えるべきです。
「回答は今週中にもらえる見込みです」
「●●課にきいたところ、回答はできあがっており、木曜日に上司に確認してもらってから正式に回答しますとのことでした。」
こんな感じで、事実をベースに話をすれば信ぴょう性がグッと高まります。
相手によって表現を変えない
「申し訳ないけどリスケでお願いします」
「今朝のシステムトラブルは、午後にはリランできそうです」
「バッファを持たせてスケジュールを組みましょう」
普段からこのような用語を使う相手であれば、スムーズにコミュニケーションが取れます。
しかし、使わない人からすればさっぱりです。
仕事ができない人は、どのような相手に対しても同じ言葉を使ってしまっています。
それは、相手への配慮が足りていない証拠です。
専門用語がわかるのであればそのまま話す、専門外であれば何かにたとえて話すなど、相手の理解度を確認しながら表現を変えるのができる人の話し方です。
質問に答えない
上司からの｢●●課に提出する申請書類はもうできたの？｣
という質問に対し、
「いやぁあれ書き方がよくわからないんですよね。難しい単語ばかりですし、項目も多くてすごく時間がかかりますね。」
こんな回答していませんか？
これ、言い訳や過程を話そうとするあまり、上司からの「もうできたの？」という質問に答えていません。
この手の質問は「はい」か「いいえ」で答えられるものです。
言葉の感じからまだ「できていない」ということはわかりますが、「はい」か「いいえ」で答えられるものを長々と話されるととても疲れます。
理由を話す必要があるのなら、「はい」か「いいえ」で答えてからでいいんです。
まずは、しっかり質問に答えることを意識しましょう。
いきなり内容から始める
ある日、神妙な表情をした後輩から呼び出されたとします。
「最近、トラブルが多くて余裕がありません」「昨日もお客さまからのクレーム対応で1日潰れました」「通常業務も中々効率的にできず遅れ遅れになっています」「明日の会議の資料もまだできていなくてかなりまずいです」「その資料の作り方が全然わからなくて・・・」「先輩もかなり忙しいですよね」「ただ、明日の会議資料、かなり大事なもので、手伝ってもらえないでしょうか？」
長い。「資料作成のお手伝いのお願い」までかなり長いです。
ここまで長いと最初の話しを忘れますし、「早く言えよ」ってなります。
こういう場合は、「明日の会議資料について相談なんですが・・・」といった感じで、これから何の話をするのか最初に言うようにしましょう。
こうすることで、相手は「聞く準備」ができます。
相手は、一生懸命聞くんですが、いきなり内容から入ってしまうと、何の話かわからないので全然頭に入ってきません。
最初に何の話をするのか言いましょう。
３．まとめ
今回は、仕事ができない人の話し方５選を解説しました。
- 主語・述語をはっきり言わない
- 事実と想像をごちゃごちゃに混ぜる
- 相手によって表現を変えない
- 質問に答えない
- いきなり内容から始める
話し方は、一朝一夕では身に付きません。
日頃から意識して継続することで、少しずつ身についていくものです。
ぜひ、自分の話し方を見直してみて、できる人になりましょう！