こんにちは、リョータです。
新入社員の皆さん。
なぜ上司の決裁が必要なのか？
いちいち面倒くさいと思ったことはありませんか？
僕も新入社員のときは同じでした。
とりあえず上司・先輩から教わった流れでやっていたものの、
「これくらいいいじゃん。」
「こんなことも上司の決裁がいるの？」
と、常々思っていました。
そこで今回は、会社の仕組みの基礎的なことを解説します。
また、決裁をとおすための３つの心構えも紹介します。
これを理解することで、これからの仕事をよりスムーズに進められるようになりますよ。
１．なぜ上司の決裁が必要？
結論、あなたに決定権がないからです。
つまりは、会社の仕組みとして、上司の決裁は避けては通れない道です。
決定権は社長にある
そもそも日本のほとんどの企業は、社長をトップとしたピラミッド型の組織です。
あなたの務めている会社もおそらくそうでしょう。
残念ながら、あなたにはあまり決定権限がありません。
仕事をしていれば、何事も決定しなければならない場面がありますが、基本的に全ての決定権は社長にあります。
例えば、会社のお金を使ってペン一つ購入することも、本来であれば社長の決裁が必要です。
（あくまで極端な例で、実際にそんな会社聞いたことありませんが）
ところで決裁とは・・・
権限を持っている上位者が、部下の提出した案の可否を決めること。
ちなみに漢字が似ていますが「決済」ではありません。こちらは、お金を支払うことです。
注意してくださいね。
決裁権限の委譲
当然のことながら、社長がそんな細かいことまで一つ一つ決裁していると、仕事が回りません。
そこで部下に権限の一部を分け与えているのです。
こうすることで、上司は重要な案件に集中して決断することができ、部下も自分に任された範囲内で効率よく仕事ができるのです。
つまり、あなたの上司の決裁は、極端なことを言えば社長の決裁と同じです。
まずは、それぐらい意味があるものであると理解しましょう。
自分のやっていい範囲を把握しよう
権限の与え方は、案件の重要度や金額など様々です。
「これくらい自分で決めていいだろう」と簡単に考えていると、思わぬしっぺ返しを受けることもあるので、きちんと確認して自分のやっていい範囲を把握しましょう。
また、大きな案件を扱う場合は、それなりに大きなリスクがともないます。
何か不具合・不手際があったときに下っ端では責任をとれるわけもない。
この権限は、あなたの身を守るためのものでもあります。
２．決裁をとおすための３つの心構え
①自分が上司で決裁する立場だったらと考え、判断材料を考える
まずは自分ならどのような情報があればＯＫを出すかを考えましょう。
当然、上司は経験豊富なので、様々なことを聞いてきます。
そこは、上司のタイプによってざっくりの人や細かい人等いろいろ変わってきますが、常に「自分がこの上司だったら」ということを考え、想像力を働かせましょう。
これで徐々に決裁が短時間でとおるようになります。
②上司を敵に回さない
決定権限は上司にあります。
そんな上司を敵に回したところで、うまく仕事が回りません。
上司から聞かれたことに対し、イラ立つことがあるのもよくわかります（自分もよくあります）。
そういう時こそ、一度冷静になりましょう。
もちろん、ただただ「言いなりになるべきだ」と言うつもりはありません。
大事なのは、「言い返す」「戦う」といった敵対するのではなく「質問する」「議論をする」といった歩み寄りをすることです。
上司とのコミュニケーションで悩んでいる方には、「伝え方コミュニケーション検定」で勉強してみるのがオススメです。
こちらの記事で、感想を紹介しているので、よければどうぞ。知っているだけで、全然違いますよ。
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③誠実・素直になる
決裁を通そうとすると、つい悪い事実を隠したくなります。
こういう場合、隠そうとすると逆に危険です。
なぜなら、
- 自分では軽く感じていたけれども、実は大きな影響があり、後に大変なことになるかもしれない
- 隠そうとしていることを上司に感づか、不信感を抱かれ、人間関係がぎくしゃくしてしまう
- 上司が「正しい決断」を下せない
といった可能性があるからです。
なんでもかんでも説明し、いらないことを言わないほうが良いのでは？と思うかもしれませんが、最初は「何がいらないこと」か判断がつきません。
それは、経験を積み、徐々に判断できるようになれば大丈夫です。
まずは、誠実・素直になることを心がけましょう。
３．盲判（めくらばん）になっているのに意味あるのか
書類をしっかり確認しないまま承認・決裁を意味する判を押す（押印する）こと、決裁手続きが形骸化していることを盲判（めくらばん）といいます。
盲判になっている理由には、２パターンあります。
①ただの怠慢
他の仕事も含めて忙しいかもしれませんが、普通にただの怠慢の場合があります。
あなたは見習わないように。
ただし、隅々までチェックできない場合や、全て見ると非効率な場合があります。
そんなとき、一定のルールを決め、チェックポイントを絞って決裁している場合もあります。
②ルールとして形骸化
昔からの名残や数が多すぎて、形骸化している場合です。
とはいえ、いずれも上司としては決裁していますので、責任は上司にあります。
それで何かあったときにあなたが責められるようであれば、それは上司がおかしいです。
４．まとめ
ピラミッド型の会社の仕組みとして、決裁は避けては通れない道です。
この仕組みを理解しているだけで、仕事の質が大きく変わってきます。
