こんにちは、リョータです。
- 次から次へと仕事がやってくる
- 正直、もうパンパン
- だけど断れず、結局引き受ける
こんなことになっていませんか？
元々自分の仕事もあるし、角が立たないように断りたいですよね？
そこで今回は、仕事を断るプロの僕が角の立たない断り方を伝授します。
１．角が立たない仕事の断り方を伝授！ポイントは７つ
納期とクオリティを確認
まずは、納期とクオリティを確認しましょう。
これには２つの狙いがあります。
１つは、引き受けられるかを正確に判断するため。
もう１つは、深く聞くことで、断るにしても「あなたをぞんざいに扱ってる訳ではないんですよ」というアピールです。
期待に応えられないことを丁寧にお詫び
まずは、自分を頼って仕事を振ってくれたことに対して感謝を伝えましょう。
そして、期待に応えることができないことに対して、お詫びしましょう。
「お力になれず、申し訳ございません」
といった感じです。
感謝とお詫びを伝えることで、「ぞんざいに扱っている訳ではない」という気持ちを相手に伝えられます。
丁寧に対応されて、嫌な顔をする人はいないです。
断る理由を説明
断る理由を具体的に説明しましょう。
なぜなら、相手が、より納得感を得られるからです。
例えば、
- 「明日までに提出しないといけない案件がありますので‥‥」
- 「別プロジェクトにかかりきりで手が空きませんので‥‥」
- 「違う部署の管轄でですので‥‥」
といった感じです。
逆に断る理由を伝えないと、「え、なぜ断られたの？」と相手はモヤモヤしてしまいます。
これでは、角しか立たないですよね。
できる時期とクオリティを提示
やるとすれば、
「いつならできるのか」と「クオリティ」
を提示しましょう。
これをすることで、「仕事を進める責任＝ボール」があなたから相手に移ります。
そして、相手があなたの提示内容を許容できるのであれば、こなせばいいだけ。
逆に許容できなければ、相手が対策を考えてくれるので、うまくお断りできたということです。
他のメンバーを紹介
あなたの手が空かない、能力が足りないと思うのであれば、他のメンバーを紹介するのもありです。
アテを紹介すれば、ある程度相手を満足させつつ断ることができます。
ただし、紹介する場合には、必ず理由をつけましょう。
なぜなら「ただ、人に仕事を押し付けた」ように見えてしまうためです。
そこだけは注意ですよ。
断る時ほど早めに
受けられるかどうか微妙で、考えて返事をしたいこともあるでしょう。
しかし、時間をかけるのはNG。
なぜなら、振られた仕事の作業時間が短くなった時に、あなたのせいになる可能性があるからです。
時間は流れ続けます。
後工程も考え、断る時ほど早く判断しましょう。
他の部署からなら上司に相談
他の部署から仕事を振られ、断り辛い場合は、上司に相談しましょう。
なぜなら、基本的にあなたに仕事を振れるのは直属の上司だからです。
バランスを見て采配してもらいましょう。
２．断らないことのリスク
仕事を断ることにリスクを感じるかもしれません。
一方で、仕事を断らないことに対するリスクもあります。
これを理解すれば、断る踏ん切りの手助けになりますよ。
振られた仕事の納期が遅れる
あなたが手一杯だったけれど、仕事を断れなかった時。
それで、振られた仕事が納期に遅れてしまえば、結局迷惑をかけてしまうことになります。
振られた仕事のクオリティが下がる
こちらもあなたが手一杯だった時。
納期には間に合ったものの、時間が取れなかった。
そして、短時間で作業した分クオリティが下がってしまう。
こういったリスクもあります。
周りが育たない
仕事ができる人には仕事が集まります。
もしかすると、あなたが断らずに引き受けてしまうことで、本来振られるはずだった他の人の成長を妨げてしまう可能性もあります。
それは、チーム・会社全体で見れば良くない状況なのです。
他の仕事もできなくなる
あなたは、元々たくさんの仕事を抱えているはず。
その、元々抱えていた仕事が遅れてしまうリスクがあります。
ストレスが爆発する
人は、コントロールできないことに対して強いストレスを感じます。
手一杯なのに仕事を振られて、しかも断れない。
まさにコントロールできていない部分ですよね。
これが積み重なると、あなたのストレスが爆発してしまうリスクがあります。
３．断っても何とかなるという気持ちが大事
仕事を断らなくても「納期に間に合わない」「クオリティが下がる」といったリスクはあるのです。
それならむしろ、さっさと断って相手に何とかしてもらった方がいい結果になることもあります。
このように「断っても何とかなる」という気持ちが仕事を断るポイントです。
僕も実際、何でもかんでも引き受けていた時期がありました。
それこそキャパオーバーで、残業でなんとかカバーというレベル。
「これではいかん」と、思い切って一部の仕事を断るようにしました。
その結果、
- 断っても相手との関係は良好のまま
- 自分の仕事に集中できてクオリティが上がった
- 任せた後輩のレベルが上がった
といった感じ。
つまり、なんの問題もありませんでした。
断っても、何とかなるものですよ。
４．まとめ
今回は、角が立たない仕事の断り方を紹介しました。
７つのポイントをおさらいです。
今日から断っていきましょう！