生産性アップ

仕事がわからないときにとるべき6つの行動!一人で抱え込まないで

2021年8月21日

わからない

こんにちは、リョータです。

新しい仕事で、

  • 何からはじめればいいかわらなない
  • やり方がわからない
  • そもそも「何がわからないのか」すらよくわからない

こんな悩みを抱えてませんか?

初めてだと全然わからないですよね。

わからないまま時間がたつと、仕事も進まないしトラブルになるかもしれません。
なにより精神的にツラいですよね。

今回は、そんなあなたに「仕事がわからないときの具体的行動」をお伝えします。
また、あわせて仕事がわからない時の質問方法もお伝えします。

ツラい時期から抜け出せるキッカケになればと思います。

1.「何がわからない」のかもわからないときの対処法

そもそも「何がわからない」のかもわからない」ということがあると思います。
まずはその対処方法について解説していきますね。

細かく分解して考えてみよう

ザクッとし過ぎていると何すればいいかわからないですよね?

まずは細かく分解しましょう。

例①「役所に〇〇の申請をする」

  • 申請をする意味は?
  • 役所の何課の誰に?
  • いつまでに?
  • 申請方法は紙?電子?
  • 紙の場合、書き方は?
  • 電子の場合、ツールの使い方は
  • 社内で誰かの承認が必要?
  • 専門用語の意味は?

例②「〇〇システムを改修する」

  • 何の仕事に使っているシステム?
  • どんな仕様?誰が使っている?
  • 何が問題?
  • 費用対効果は?
  • どのような社内手続きがいる?
  • どうやって周知する?
  • いつまでに?

もっとあるでしょうが、とりあえずこれくらいは細かく分けれます。

ここまで分解できれば、あとは一つ一つ整理するだけ。

この時点で「何がわからないかもわからない」からは抜け出せていますよ。

言語化し書き出そう

A4の紙を用意してください(ノートでももちろんOKです)。
そしてどんどん書いていきましょう。

コツはやはり分解です。

頭の中だけで考えるのには限界があります。

書き出すことで、頭の中から吐き出すことができるので、情報を整理することができます。

「これはわかる」
「あ、ここがわからないんだな」

と自分がわかることと、わからないことを明確にすることができます。

人に話を聞いてもらうおう

たまにいませんか?
向こうから聞いてきたけれども、一人で納得して、こっちはよくわからないまま去っていく人。

アレです笑

頭の整理のために、誰かに話を聞いてもらいましょう。

人に話して、的確な答えが返ってこなかったとしても頭を整理することはできます。

なぜなら、話すためには言葉にしないといけないからです。

その言葉にする工程が頭を整理してくれるんです。

2.仕事がわからないときにとるべき6つの行動

知恵を授ける

①素直に人に聞く

とにかく聞きましょう。
最初のうちはどうやって調べるか悩むより聞いた方が早いです。

新人の特権です。

聞くときに注意することは「3.仕事がわからない時の質問方法」で詳しく解説しますね。

②マニュアルをしっかり読み直す

規定、マニュアル、引継書、手引きなどなど
これらは過去からの先輩たちの積み重ねです。
先輩たちも同じ状況だったはずなので、読み返してみると意外に答えが見つかるかも。

電子データならキーワードで検索してみるとラクですね。

初心に戻り読み直してみましょう。

③過去の事例や資料を探す

過去のものからヒントをもらえる場合があります。

過去のものを調べてみて

  • そのまま活かせるか
  • 色々組み合わせて使えるか
  • 当時の担当に相談してみる

など考えてみましょう。

④周りの人を観察する

上司や先輩たちがどうやって仕事をしているのか観察してみましょう。
観察することで

  • 調べる際に使うツールやデータベース
  • パソコンで資料を作る前に手書きでイメージを作っている
  • 直接足を運んで聞きに行っている

など何らかのヒントになるかもしれません。

⑤本を読んで勉強する

  • 資料の作り方
  • 取引先との交渉術
  • タスク管理
  • 段取りのやり方
  • Excelなどのソフトの使い方

あなたの会社特有のことでなければ、何でも深く解説されてます。

すぐに効果が出るものではありませんが地道に勉強しましょう。

⑥ググる

一般的なことであれば、今どき大体のことはググれば出てきます。

  • エクセル関数 複数条件で合計
  • zoomの使い方
  • お礼文 例
  • インターフェース 意味

などなど、割となんでも出てきます。

3.仕事がわからない時の質問方法

質問している人

相手の時間に配慮する

休憩時間・時間外をできるだけ避ける

お昼休憩や就業間近、はたまた時間外に質問するのはできるだけ避けましょう。

なぜなら普通に相手も休憩したいからです。

相手の様子を見て聞く

相手が作業に集中している時や重要な仕事の直前などは避けて、出来るだけ手が空いている時に質問しましょう。

ずっと忙しそうにしている時は?

メールやチャットで

「〇〇の件で相談したいので、15分程お時間いただけますか?」

といった感じで、事前にアポをとりましょう。
そうすれば相手も時間を作ってくれますよ。

できるだけ具体的に聞く

できるだけ具体的に聞きましょう。

例えば、「〇〇の申請ってどうすればいいですか?」

と、ザクっと聞くのではなく

「〇〇の申請についてですが、申請書の書き方と誰に申請すればいいか教えてもらえますか?」

という感じです。

そうすることで、相手も的確に質問に答えられるので、貴重な時間を奪わずに済みます。

何がわからないかわからない場合は、先にそのことを伝えたうえで質問しましょう。
そうすれば、相手も心構えができます。

自分の考えも伝える

ただ「わからないので教えてください」と質問するのではなく「自分は〇〇だと考えますが、どうでしょう?」といったかんじで、自分の考えも伝えましょう。

そうすることで

  • 自分の考える力が磨かれる
  • 相手は何を答えればいいのかイメージがつきやすい
  • しっかり考えていることがわかるので誠意が伝わる

となるので、大切なところです。

緊急性もあわせて伝える

トラブルなどの緊急なのか、納期がまだ先なのか伝えましょう。

なぜなら、それによって相手のスタンスが変わるからです。

基本的に相手は忙しいはず。
ですが、緊急なのであれば相手もそれ相応に優先度を上げてくれます。

緊急性も伝えて知識のある相手にアドバイスをもらいましょう。

感謝と誠意をもって聞く

相手の時間をもらって教えてもらうので、感謝と誠意をもって質問しましょう。

感謝の気持ちは態度にあらわれます。
そしてそれは相手にも必ず伝わります。

相手から感謝されれば気持ち良く答えたくなりますよね?

「ありがとうございます」の言葉は当然ですが

「感謝の気持ちと誠意」を忘れずに。
 

4.抱え込んで悩むくらいなら聞いてしまおう!

わからないことは恥ではない

  • 自分だけ全然わかってない
  • 周りとの差がキツい
  • わからないと思われるのが恥ずかしい

そんな風に思うことは全くありません。

新しいことでわからないのは当たり前です。
誰だって最初はそうです。

わからないことは、決して恥ではありません。

最初は「調べる」より「聞く」

最初は何にもわかりません。
調べ方すらわかりません。

そんな状況で自分なりに調べるというのは、時間がもったいないですし、精神的にもめちゃくちゃキツいです。

最初は「調べる」よりもどんどん「聞く」ようにしましょう。

相手への配慮よりまずは図太く質問する

  • 相手が忙しそうで質問しづらい
  • ピリピリしている
  • 「調べた?」って言われそう

こんな風に思ってませんか?

その心配はよくわかります。
僕も質問する立場だったらやっぱり考えてしまいます。

しかし、最初は相手を配慮するより質問しましょう。
なぜなら、あなたの仕事が進まないことがチーム、それから会社全体の不利益だからです。

今は相手の胸を借り、
「わかるようになったら逆に助ける!」
これぐらいの気持ちでいましょう。

5.まとめ

仕事がわからないときにとるべき6つの行動は

  • ①素直に人に聞く
  • ②マニュアルをしっかり読み直す
  • ③過去の事例や資料を探す
  • ④周りの人を観察する
  • ⑤本を読んで勉強する
  • ⑥ググる

でした。

そして、一番大事なのは一人で抱え込まないことです。

僕の周りでも、仕事がわからず相談もできずツラくなってしまい、会社にこれなくなった人が何人かいます。

あなたにはそんなツラい思いをしてほしくない。
これが素直な気持ちです。

ぜひ、抱え込まずに行動してみましょう!

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