現役プレイヤーが伝授！ベストな会議時間を設定する3つのポイント

こんにちは、リョータです。

「会議を開かないといけない。けど会議時間ってどれだけとればいいの？」

今回は、このような悩みにお答えします。

僕は、現役で大手企業の本部に在籍していて、年間700以上の会議に出席しています。

もちろん、自分で会議を設定するだって多々あります。

この経験から最適な時間を伝授しますね！

リョータ

ぜひ参考に！

１．会議時間を設定する3つのポイント

議論したい内容によって変える

議論したい内容によって、かかる時間が変わってきます。

例えば、

といった具合です。

あくまで、僕の感覚ベースですが、これぐらいの時間はかかります。

議論したい内容はどれぐらいの時間がかかるかをイメージしてみましょう。

ちなみにこちらの記事で、会議の目的を解説しています。
よければどうぞ。

議題数によって変える

議題の数も、大事なポイントです。

例えば、1つの議題だけであればわずか15分で終わるケースもあります。

しかし、5分かかる議題が10個あったとしたら？
単純計算で50分かかる計算になります。

このように、議題の数によって、かなり会議時間が左右されるので、いくつ議題があるかを考えて設定しましょう。

出席人数によって変える

特に、意見出しについては出席人数が大事になってきます。

出席者が2・3人であれば、そこまで長い時間を確保しなくても、皆さんから意見を聞くことができるでしょう。

しかし、これが10人になるとどうでしょう？

全員から意見を聞くとして、仮に1人5分であれば50分かかる計算になります。

30分では収まらないですよね？

このように、出席人数が多い場合は、時間を多めに取っておく必要があるでしょう。

２．具体的な会議時間のイメージ

具体的に、どのような会議でどれぐらいの時間がかかるかを紹介しますね。

意思決定の会議

意思決定の会議とは、上司に内容を説明して承認をもらう場のことです。

それにかかる時間は、このようなイメージです。

なので、議題が1つだけであれば30分、議題が2つ3つあるようであれば1時間とっておくのが無難でしょう。

意見出しの会議

意見出しの会議とは、あなたが考えてきた案や、困ってきていることに対して意見をもらう場のことです。

それにかかる時間は、このようなイメージです。

人数が多ければ、それだけ多くの意見を聞く必要があります。

また、様々な意見やアイデアが出てきて盛り上がることもあります。

なので、この会議は比較的時間が必要になってくるのです。

大体、１時間か２時間は必要になってくるでしょう。

情報共有の会議

情報共有の会議とは、皆が抱えている課題の進捗や成果を共有する場のことです。

前提として、この会議はゴリゴリ議論をするものではなく、あくまで情報共有だけです。

もし、深堀するのであれば、別に時間をとって上記の会議をするイメージです。

この会議にかかる時間は、このようなイメージです。

こちらは、案件の数に左右されます。

基本的には30分で十分でしょう。

３．ベストな会議時間は30分間！

僕の経験上、一番よく設定されるのは「１時間」です。
正直、会議の７割方が「１時間」で設定されています。

ですが、あえて言います。

会議時間のベストは「30分」です！

理由は２つです。

集中力がもたないから

集中力の持続時間は、15分・45分・90分と言われています。

それも、連続ではなく15分周期で超集中できるのです。

つまり、2時間も3時間もぶっ通しで会議をやったところで、集中力が落ちるのでいい内容の会議にならないのです。

最初に目的とアジェンダ共有、15分間集中会議、最後に次のアクションの確認をして30分！

これがベストです。

締め切り効果を利用したいから

会議時間が長いと、だらだらしてしまうんですよね。

これは「まだ時間があるから」という心理が働くからです。

それが30分だと「時間がない！急がないと！」といった感じで集中できるのです。

人は、持ち時間が長いと、時間いっぱい使いたくなるもの。

であれば、最初から短い時間を設定すればいいんです。

４．まとめ

今回は、会議にベストな時間を解説しました。

会議時間の設定で1番大事なのは、予測を立てることです。

なぜなら、会議は長引きやすいから。

「とりあえず1時間でいいや」

これが会議が長引く原因なんです。

ぜひ、ベストな時間を設定してくださいね。

リョータ

会議時間の設定は超大事！