会議を劇的に改善！個人から始められる10のルール

こんにちは、リョータです。

会議って効率が悪く感じませんか？

それはルールを決めて守っていないからです。

とはいえ、全員にルールを徹底させるのは中々に難しい。

そこで、まずは自分が個人でできるルールを10紹介します。

まずは自分でやってみて、徐々に広げてくださいね。

リョータ

劇的に変わりますよ！

１．劇的に変わる10のルール

時間を短く設定する

会議時間を短く設定しましょう。

なぜなら、長い時間をとっても時間いっぱい使ってしまうからです。

むしろ、短時間で設定した方が締め切り効果で集中できますよ。

ちなみにこちらの記事で、会議時間の設定方法を詳しく紹介しています。
よければどうぞ。

「念のため参加依頼」はしない

「念のため、あの人にも出席いただこう」

仕事をしているとあるあるですが、やめましょう。

人を増やしたところで、発言がなければ意味がありません。

相手の時間を奪うことにもなるので、思い切って参加者は絞りましょう。

資料とアジェンダを事前に共有する

資料や、アジェンダ（議題）は事前に共有しましょう。

これは、事前に考えてきてもらうためです。

会議の場になってから考えるのでは時間がかかります。

事前に考えてきてもらうことで、スムーズに進められるのです。

アジェンダの作り方は、こちらで詳しく解説しているので、よければどうぞ。

目的をはっきりさせる

「〇〇を決めたい」「〇〇の意見をもらいたい」等、会議には必ず目的があります。

これをはっきりさせ、明言しましょう。

なぜなら、迷子にならないで済むからです。

逆に目的をはっきりさせなければ、議論があっちに行ったりこっちに行ったり、収拾がつかなくなりますよ。

ちなみに、こちらの記事で目的の解説をしています。
よければどうぞ。

ファシリテーターを立てる

ファシリテーター、要は仕切る人を立てましょう。

なぜなら、会議がグダグダになるからです。

仕切る人がいなければ、進みが遅いうえ、終わるタイミングも掴めません。

必ず、ファシリテーターを立てましょう。

ちなみに、あなたがファシリテーターになるなら、こちらの記事をどうぞ。
会議の進め方を解説しています。

意見に対して否定から入らない

否定から入るのはやめましょう。

なぜなら、次から意見を出しづらくなるからです。

どうしても否定しないといけない場面の時は、しっかりとした理由と、代わりの案を出しましょう。

会議中に電話に出ない

よく、社内電話を持ってきて、会議中にもかかわらず電話に出る人がいます。

これは、ホントにやめましょう。

なぜなら、話の腰が折れるからです。

電話に出た人は、話が頭から飛びますし、相手も不快です。

「後でかけ直します」の一言すらやめましょう。

WEB会議ではミュートを徹底

WEB会議の場合、発言者以外の音はノイズでしかありません。

しかも、最近のマイクは高性能なので、かなりの精度で音を拾います。

発言以外はミュートにして、会議に集中できる環境を整えましょう。

次のアクションを確認する

会議の最後に、次のアクションを確認しましょう。

なぜなら、次の行動がわからないからです。

皆で認識を合わせましょう。

終了時間の厳守

会議のスタートが遅れることはあるでしょう。

しかし、終了時間は厳守しましょう。

理由は２つ。

１つは、シンプルに次のスケジュールに響くからです。

もう１つは、延長ありきの会議で、ダラダラしてしまうからです。

終了時間は、厳守しましょう。

２．まとめ

今回は、個人から始められる10のルールを紹介しました。

おさらいです。

ルールは決めただけではダメ。
やらなきゃ意味がないです。

そして、まずやるのはあなた。

あなたから広げていきましょう！

リョータ

効率的にやりましょ！