こんにちは、リョータです。
ビジネスパーソンである限り、必ずある「会議」。
正直かなり時間を取られますよね。
そして、「この会議意味ないなぁ」と思うことが、かなりあるのではないでしょうか？
そこで今回は、無意味な会議を有意義に変える７つの方法を紹介します。
僕は、大手企業の本部に在籍していて、年間700以上の会議に出席しています。
そんな僕が、実際に日々工夫している方法を紹介するので、必ずあなたのお役に立ちます。
ぜひ、実践してみてくださいね。
１．こんな会議は意味がない
まずは、典型的な意味のない会議を紹介しますね。
目的があやふや
会議をやるからには、そこに「目的」があります。
この「目的」があやふやだと、話があっちに行ったり、こっちに行ったり。
とにかく迷走します。
なので、「目的」があやふやな会議は、最終的に何をしたかったのかわからなくなってしまうのです。
出席者からの発言がない
ただの情報共有であれば、発言がなくても問題ありません。
問題はアイデア出しの場合です。
出席者から意見を求めるために集合をかけているのに、発言がゼロでは全く意味がありません。
このように、出席者からの発言がない、出席者が発言できないような会議は無意味です。
結論がない
「あーだよね！「こうだよね！」「これがいい！」「いやこっちだろ」
と盛り上がることがあります。
これ自体は全然ＯＫ。
ただ、終わってみると「あれ？何がどうなったんだ？」ということがあります。
会議は、何かを決めるものです。
結論や、次のアクションがなくては意味がありません。
時間がかかりすぎる
「どちらにするか決めました！」
と、結論を出すのは素晴らしいのですが、「トータル10時間の会議の末に決まりました」ではお話になりません。
結論を出すのに時間がかかる案件はありますが、面と向かった会議で「10時間」という案件は、まず存在しません。
もっと会議ではない場でもよかったはずです。
このように、時間がかかりすぎる会議もＮＧです。
ちなみに、こちらの記事で会議にかかる時間を短くする方法を紹介しています。
よければどうぞ。
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会議という名のセレモニー
関係者と内々に話し合い、根回しも完了。
あとは、関係者を集めて会議をして、そこで決定。
こんな、ただの「決定式」とも言える会議。
いりません。
なぜなら、もう決まっているから。
細かい認識をすり合わせるならまだしも、ただ公的な場で決めたいというだけであれば、セレモニーに他なりません。
無意味ですね。
念のためのお誘い
「一応あの人も呼んでおかないといけないかな」
こんな、念のためのお誘いがあります。
日本人特有の気を使ったお誘いですね。
これはホントにいらない。
なぜなら、効果がないからです。
このような理由で呼ばれた人は、発言することもなければ、次にアクションを起こすこともありません。
ただただ、無駄に時間を奪っているだけです。
２．無意味な会議を有意義に変える７つの方法
目的をはっきりさせる
会議の目的はズバリ３つ。
- 意思決定
- アイデア出し
- 情報共有
まずは、この３つの内どれなのかをハッキリと決め、宣言しましょう。
なぜなら、メンバーが目的に沿った発言をできるからです。
よくあるダメな例が「アイデア出し」と「意思決定」を同時にやってしまうこと。
これをしちゃうと、あーでもないこーでもないと、迷走してしまうのです。
それよりも、
- まずは良いも悪いも含めたアイデア出し
- しっかりと詰めて案を考える
- 意思決定
といった具合に、目的を分けて会議をする。
この方が、ゴールに向かってスムーズにいくんです。
メンバーを厳選
メンバーは、本当に関係のある人を選びましょう。
なぜなら、不必要な人の時間が勿体無いからです。
例えば、10人集めたとして、１時間会議すれば10時間。
けれど、それを３人に絞れば、7時間は別の作業に充てられるのです。
なので、そもそも大人数の会議はもったいないのです。
ここでのポイントは「念のため」や「一応」で人を選ばないこと。
こんななぁなぁでは、人数が膨らみます。
思い切って絞りましょう。
事前に内容をお知らせする
資料や、議題は事前にお知らせしましょう。
理由は２つ。
１つ目は、事前に考えてきてもらうためです。
会議の場になってから考えるのでは時間がかかります。事前に考えてきてもらうことで、スムーズに進められるのです。
２つ目は、わかるなら先に答えを貰うためです。
僕も実際に経験があるのですが、会議にしなくとも、答えを既に持っていて即答できる場合があります。
すると、そもそも会議自体がいらないんですよね。
この２つの理由から、事前に内容をお知らせしましょう。
最初に資料を読む時間を作る
僕の上司もそうですが、資料を事前に送っても読む時間がない場合があります。
こんな時に、会議の場で資料を読み上げるのは超絶時間の無駄。
それなら、最初に５分とって、その場で資料を読んでもらいましょう。
そうすることで、上からあらためて説明したとしても、かなりスムーズに進められます。
資料を読む暇がないという方におすすめの方法です。
アジェンダを作る
アジェンダ＝「議題」「目次」のことです。
アジェンダを作るメリットは２つ。
１つ目は、何をしたいのかと話の流れがわかることです。
これが分かれば、目的に沿って話をすることができます。
また、「聞きたいことがあったけど、次で話されそうだから待っていよう」といった具合に、話の流れを止めて質問されることも減ります。
２つ目は、時間配分がわかることです。
どうしても白熱すると、時間をオーバーしがちになります。
しかし、アジェンダを作っておけば、「次はこの話があるからこれはほどほどに」と思うようになるのです。
このように、スムーズに会議を進めるためには、アジェンダが必須です。
ファシリテーターを立てる
ファシリテーター＝進行役です。
スムーズに会議を進めるためには、メンバーそれぞれがただ話していてはダメ。
誰かが時間を管理し、時にはメンバーをフォローするファシリテーターが必要です。
この人がいれば、白熱する議論を抑えられるし、時間オーバーも抑えられる。
また、迷子になりそうだった会議も、元の路線に戻せます。
ファシリテーターを設定しましょう。
最後に振り返りと次のアクション確認を
なんとなく会議が終わった。
そして、次に何をすべきかよく分からない、、、
あるあるです。
こんなことがないように、最後の数分で、今日決めたこと、次にやるべきこと、誰がやるかを整理しましょう。
ここまでやって、初めて意味のある会議と言えます。
逆に、これをやらないから「よく分からなかった」で終わるんです。
締めくくりはしっかりやりましょう。
３．まとめ
今回は、「無意味な会議を有意義に変える７つの方法」を紹介しました。
おさらいです。
- 目的をはっきりさせる
- メンバーを厳選
- 事前に内容をお知らせする
- 最初に資料を読む時間を作る
- アジェンダを作る
- ファシリテーターを立てる
- 最後に振り返りと次のアクション確認を
会議を変えれば生産性が驚くほどアップします。
すぐには変えれないかもしれませんが、まずは、意識することが大事ですよ。