こんにちは、リョータです。
- 毎日山ほど仕事がやってくる
- 普通にさばききれない！
- どんどん溜まっていく・・・
普段仕事をしていたらこうなりますよね。
そして、「それでもやらなきゃいけない！」と。
僕も同じなのでよくわかります。
山ほどある仕事を全て同時に片づけるなんてことはできません。
そこで大事になってくるのが仕事の優先順位です。
そして、この記事では「どうやって優先順位をつけていいかわからない」という疑問を解決します。
先に結論をいうと『「分類」と「分解」してから優先順位をつける』です。
これは、長年僕も実践してまして、これを意識するようになってから仕事が溜まらなくなりました！
「分類」と「分解」で優先順位をつけて、どんどん仕事を片付けていきましょう！
１．緊急度・重要度マトリクスで分類
４つの領域に分類
「緊急度・重要度マトリクス」は、縦軸を重要度、横軸を緊急度で設定した表のことです。
まずは、緊急度・重要度マトリクスで４つに分類し、どんな課題を抱えているか見える化しましょう。
このときは、大きな課題単位で大丈夫です。
第１領域
最重要で、一番力を入れないといけないものです。
- システムトラブル対応
- 災害や事故対応
- クレーム対応 など
第２領域
緊急性はないものの、すぐには片付かない重たい仕事です。
- 中期目標設定
- マニュアル作成
- 業務改善 など
第３領域
日々の仕事がこれです。量だけでいうと一番多いです。
日々の打ち合わせ
日々のメールや電話
消耗品の購入 など
第４領域
全然関係のないものです。
- 雑談
- 整理整頓
- 待ち時間 など
一番大事なのは第２領域のさばき
重要なのは、第２領域です。
なぜなら、放っておくと最重要の第１領域に化けてしまうからです。
こうなってしまうと首が回らず、大変なことになってしまいます。
この第２領域＝緊急でない×重要をいかにこなすかが、カギとなってきます。
とはいえ、ここに手をつけるのが難しいんですよね。
納期が先だと、基本的に複雑で難易度が高い課題なのでついつい後回しにしてしまう。
次で、手を付けるためのコツを解説します。
２．「緊急でない×重要」をすぐ行動できる単位まで分解
なぜ第２領域は放置されやすいのか？
第２領域に中々手をつけられない理由は、課題がざっくりしすぎているからです。
緊急度・重要度マトリクスを作る段階では、とにかく課題を洗い出すことが大事なので、これは仕方ないです。
ただ、例えば「マニュアルを作る」のようにざっくりしすぎていると行動できないので、分解してやる必要があります。
課題の分解のやり方
課題をすぐに行動できるレベルのタスクにまで分解しましょう。
できるだけ細かく分解します。
例えば「マニュアルを作る」であれば
- どの範囲をマニュアル化するか決める
- 目次を作る
- わからない部分を調べる
- 内容を作る
といった感じタスクを分けます。
納期を設定
課題を細かく分解したら、それぞれのタスクに納期を設定しましょう。
そうすることで、他の領域と合わせてタスクごとに優先順位を決められます。
ここまで細かく分ければ、あとは順番に行動していくだけです。
３．仕事の優先順位をつける３つのコツ
第２領域を分解すれば、第３領域と同じレベルの細かさまで落とせます。
ここで、第２領域を含めたすべての領域のタスクを合わせて、優先順位をつけていきましょう。
１週間単位に落とし込み
まずは、ざっくり１週間単位でやることを決めましょう。
これは納期を見て決めていけばＯＫです。
今月の第１週はこれ、第２週はこれといった感じで決めていきましょう。
午前中に思考系の仕事を寄せる
毎朝、または前日の帰り際に１日のやることを決め、優先順位をつけましょう。
そのときに、思考系の仕事は午前中、更に言うなら朝に寄せるようにしましょう。
なぜなら、朝は「脳のゴールデンタイム」と呼ばれる、脳が一番働く時間帯だからです。
逆に、メールチェックやデータの入力などの単純作業は、午後に回してしまいましょう。
時間の使い方を工夫するだけで、仕事の効率が全然変わりますよ！
ちなみに朝にやるといい仕事はこちらの記事で解説していますので、よければどうぞ。
「圧倒的に生産性が高いのは朝！朝こそすべき仕事とは？」
早めに上司にフィードバックしてもらう
大枠の優先順位を付けたら、早めに上司と共有しましょう。
そうすることで「もっと早くしないといけない」「こっちは後回しでいい」など、優先順位を公式に決められます。
こうすれば、後になって上司と「認識が違っていた！」というトラブルにはならないでしょう。
４．まとめ
今回は、『「分類」と「分解」してから優先順位をつける』方法を具体的に解説しました。
まずは、緊急度・重要度マトリクスで見える化です。
大事なのは、第２領域をいかにさばくかです。
放置はホントに危険で、メンタル的にもかなりきつくなってきます。
次に、行動できるレベルまで第２領域を分解しましょう。
これで優先順位をつけることができます。
最後に優先順位つけです。
午前中に思考系の仕事を寄せて効率をあげましょう。
どんどん仕事を片付けていきましょう！
４つの領域に分類
「緊急度・重要度マトリクス」は、縦軸を重要度、横軸を緊急度で設定した表のことです。
まずは、緊急度・重要度マトリクスで４つに分類し、どんな課題を抱えているか見える化しましょう。
このときは、大きな課題単位で大丈夫です。
第１領域
最重要で、一番力を入れないといけないものです。
- システムトラブル対応
- 災害や事故対応
- クレーム対応 など
第２領域
緊急性はないものの、すぐには片付かない重たい仕事です。
- 中期目標設定
- マニュアル作成
- 業務改善 など
第３領域
日々の仕事がこれです。量だけでいうと一番多いです。
第４領域
全然関係のないものです。
- 雑談
- 整理整頓
- 待ち時間 など
一番大事なのは第２領域のさばき
重要なのは、第２領域です。
なぜなら、放っておくと最重要の第１領域に化けてしまうからです。
こうなってしまうと首が回らず、大変なことになってしまいます。
この第２領域＝緊急でない×重要をいかにこなすかが、カギとなってきます。
とはいえ、ここに手をつけるのが難しいんですよね。
納期が先だと、基本的に複雑で難易度が高い課題なのでついつい後回しにしてしまう。
次で、手を付けるためのコツを解説します。
２．「緊急でない×重要」をすぐ行動できる単位まで分解
なぜ第２領域は放置されやすいのか？
第２領域に中々手をつけられない理由は、課題がざっくりしすぎているからです。
緊急度・重要度マトリクスを作る段階では、とにかく課題を洗い出すことが大事なので、これは仕方ないです。
ただ、例えば「マニュアルを作る」のようにざっくりしすぎていると行動できないので、分解してやる必要があります。
課題の分解のやり方
課題をすぐに行動できるレベルのタスクにまで分解しましょう。
できるだけ細かく分解します。
例えば「マニュアルを作る」であれば
- どの範囲をマニュアル化するか決める
- 目次を作る
- わからない部分を調べる
- 内容を作る
といった感じタスクを分けます。
納期を設定
課題を細かく分解したら、それぞれのタスクに納期を設定しましょう。
そうすることで、他の領域と合わせてタスクごとに優先順位を決められます。
ここまで細かく分ければ、あとは順番に行動していくだけです。
３．仕事の優先順位をつける３つのコツ
第２領域を分解すれば、第３領域と同じレベルの細かさまで落とせます。
ここで、第２領域を含めたすべての領域のタスクを合わせて、優先順位をつけていきましょう。
１週間単位に落とし込み
まずは、ざっくり１週間単位でやることを決めましょう。
これは納期を見て決めていけばＯＫです。
今月の第１週はこれ、第２週はこれといった感じで決めていきましょう。
午前中に思考系の仕事を寄せる
毎朝、または前日の帰り際に１日のやることを決め、優先順位をつけましょう。
そのときに、思考系の仕事は午前中、更に言うなら朝に寄せるようにしましょう。
なぜなら、朝は「脳のゴールデンタイム」と呼ばれる、脳が一番働く時間帯だからです。
逆に、メールチェックやデータの入力などの単純作業は、午後に回してしまいましょう。
時間の使い方を工夫するだけで、仕事の効率が全然変わりますよ！
ちなみに朝にやるといい仕事はこちらの記事で解説していますので、よければどうぞ。
「圧倒的に生産性が高いのは朝！朝こそすべき仕事とは？」
早めに上司にフィードバックしてもらう
大枠の優先順位を付けたら、早めに上司と共有しましょう。
そうすることで「もっと早くしないといけない」「こっちは後回しでいい」など、優先順位を公式に決められます。
こうすれば、後になって上司と「認識が違っていた！」というトラブルにはならないでしょう。
４．まとめ
今回は、『「分類」と「分解」してから優先順位をつける』方法を具体的に解説しました。
まずは、緊急度・重要度マトリクスで見える化です。
大事なのは、第２領域をいかにさばくかです。
放置はホントに危険で、メンタル的にもかなりきつくなってきます。
次に、行動できるレベルまで第２領域を分解しましょう。
これで優先順位をつけることができます。
最後に優先順位つけです。
午前中に思考系の仕事を寄せて効率をあげましょう。
どんどん仕事を片付けていきましょう！
なぜ第２領域は放置されやすいのか？
第２領域に中々手をつけられない理由は、課題がざっくりしすぎているからです。
緊急度・重要度マトリクスを作る段階では、とにかく課題を洗い出すことが大事なので、これは仕方ないです。
ただ、例えば「マニュアルを作る」のようにざっくりしすぎていると行動できないので、分解してやる必要があります。
課題の分解のやり方
課題をすぐに行動できるレベルのタスクにまで分解しましょう。
できるだけ細かく分解します。
例えば「マニュアルを作る」であれば
- どの範囲をマニュアル化するか決める
- 目次を作る
- わからない部分を調べる
- 内容を作る
といった感じタスクを分けます。
納期を設定
課題を細かく分解したら、それぞれのタスクに納期を設定しましょう。
そうすることで、他の領域と合わせてタスクごとに優先順位を決められます。
ここまで細かく分ければ、あとは順番に行動していくだけです。
３．仕事の優先順位をつける３つのコツ
第２領域を分解すれば、第３領域と同じレベルの細かさまで落とせます。
ここで、第２領域を含めたすべての領域のタスクを合わせて、優先順位をつけていきましょう。
１週間単位に落とし込み
まずは、ざっくり１週間単位でやることを決めましょう。
これは納期を見て決めていけばＯＫです。
今月の第１週はこれ、第２週はこれといった感じで決めていきましょう。
午前中に思考系の仕事を寄せる
毎朝、または前日の帰り際に１日のやることを決め、優先順位をつけましょう。
そのときに、思考系の仕事は午前中、更に言うなら朝に寄せるようにしましょう。
なぜなら、朝は「脳のゴールデンタイム」と呼ばれる、脳が一番働く時間帯だからです。
逆に、メールチェックやデータの入力などの単純作業は、午後に回してしまいましょう。
時間の使い方を工夫するだけで、仕事の効率が全然変わりますよ！
ちなみに朝にやるといい仕事はこちらの記事で解説していますので、よければどうぞ。
「圧倒的に生産性が高いのは朝！朝こそすべき仕事とは？」
早めに上司にフィードバックしてもらう
大枠の優先順位を付けたら、早めに上司と共有しましょう。
そうすることで「もっと早くしないといけない」「こっちは後回しでいい」など、優先順位を公式に決められます。
こうすれば、後になって上司と「認識が違っていた！」というトラブルにはならないでしょう。
４．まとめ
今回は、『「分類」と「分解」してから優先順位をつける』方法を具体的に解説しました。
まずは、緊急度・重要度マトリクスで見える化です。
大事なのは、第２領域をいかにさばくかです。
放置はホントに危険で、メンタル的にもかなりきつくなってきます。
次に、行動できるレベルまで第２領域を分解しましょう。
これで優先順位をつけることができます。
最後に優先順位つけです。
午前中に思考系の仕事を寄せて効率をあげましょう。
どんどん仕事を片付けていきましょう！
第２領域を分解すれば、第３領域と同じレベルの細かさまで落とせます。
ここで、第２領域を含めたすべての領域のタスクを合わせて、優先順位をつけていきましょう。
１週間単位に落とし込み
まずは、ざっくり１週間単位でやることを決めましょう。
これは納期を見て決めていけばＯＫです。
今月の第１週はこれ、第２週はこれといった感じで決めていきましょう。
午前中に思考系の仕事を寄せる
毎朝、または前日の帰り際に１日のやることを決め、優先順位をつけましょう。
そのときに、思考系の仕事は午前中、更に言うなら朝に寄せるようにしましょう。
なぜなら、朝は「脳のゴールデンタイム」と呼ばれる、脳が一番働く時間帯だからです。
逆に、メールチェックやデータの入力などの単純作業は、午後に回してしまいましょう。
時間の使い方を工夫するだけで、仕事の効率が全然変わりますよ！
ちなみに朝にやるといい仕事はこちらの記事で解説していますので、よければどうぞ。
「圧倒的に生産性が高いのは朝！朝こそすべき仕事とは？」
早めに上司にフィードバックしてもらう
大枠の優先順位を付けたら、早めに上司と共有しましょう。
そうすることで「もっと早くしないといけない」「こっちは後回しでいい」など、優先順位を公式に決められます。
こうすれば、後になって上司と「認識が違っていた！」というトラブルにはならないでしょう。
４．まとめ
今回は、『「分類」と「分解」してから優先順位をつける』方法を具体的に解説しました。
まずは、緊急度・重要度マトリクスで見える化です。
大事なのは、第２領域をいかにさばくかです。
放置はホントに危険で、メンタル的にもかなりきつくなってきます。
次に、行動できるレベルまで第２領域を分解しましょう。
これで優先順位をつけることができます。
最後に優先順位つけです。
午前中に思考系の仕事を寄せて効率をあげましょう。
どんどん仕事を片付けていきましょう！
今回は、『「分類」と「分解」してから優先順位をつける』方法を具体的に解説しました。
まずは、緊急度・重要度マトリクスで見える化です。
大事なのは、第２領域をいかにさばくかです。
放置はホントに危険で、メンタル的にもかなりきつくなってきます。
次に、行動できるレベルまで第２領域を分解しましょう。
これで優先順位をつけることができます。
最後に優先順位つけです。
午前中に思考系の仕事を寄せて効率をあげましょう。
どんどん仕事を片付けていきましょう！